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Digitalen Kalender gemeinsam nutzen
Ein digitaler Kalender hat verschiedene Vorteile gegenüber einem herkömmlichen Kalender. Eine der interessantesten Funktionen ist es, dass man Termine mit anderen Personen teilen kann. Mehrere Menschen können also gemeinsam einen Kalender benutzen, jeder kann Termine eintragen und alle bleiben auf dem gleichen Stand. Weil man in digitalen Kalendern mehrere thematische “Unterkalender” anlegen kann, lassen sich auf diese Weise auch Termine nach Personengruppen trennen. Es gibt verschiedene Situationen, in denen das sehr nützlich sein kann:
1. Bessere Organisation in Teams und Unternehmen
In einem Unternehmen oder einem kleinen Team kann ein gemeinsam genutzter Kalender dabei helfen, Aufgaben zu koordinieren, Projekte zu verfolgen und Termine zu vergeben. Jeder sieht sofort, wann Zeitfenster frei sind und kann Termine entsprechend planen. Das ist zum Beispiel die Art, wie wir das bei uns im Levato-Büro nutzen.
2. Familienleben einfacher gestalten
Eine Familie kann einen gemeinsamen Familienkalender nutzen, um Arzttermine, Geburtstage, Verabredungen oder Essenspläne zu koordinieren. So gibt es keine Missverständnisse, und jeder bleibt auf dem Laufenden. Das dürfte der Weg sein, der für unsere Leser/innen besonders interessant ist.
3. Vereine und Freizeitgruppen besser koordinieren
Sportmannschaften, Musikgruppen oder ehrenamtliche Organisationen können einen Gruppenkalender nutzen, um Trainingseinheiten, Proben oder Veranstaltungen zu planen. Jeder weiß genau, wann und wo das nächste Treffen stattfindet. Diese letzte Anwendungsmöglichkeit hat vor allem für einige Ehrenamtliche einen Mehrwert, wenn man sich in Vereinen organisiert.
Kalender teilen
Das sind nur drei Beispiele für die vielen Möglichkeiten, die ein gemeinsam genutzter Kalender bietet. Aber wie teilt man einen Kalender mit anderen Personen? Und wie sorgt man dafür, dass nur die Termine geteilt werden, die für die anderen Personen wichtig sind? Dafür nutzen wir die zuvor bereits angesprochenen „Themenkalender“ oder „Unterkalender“, die man innerhalb eines Kalenderprogramms anlegen kann. Die Arbeitstermine kommen in einen eigenen Unterkalender, die Familientermine haben einen eigenen Unterkalender, die Sporttermine ebenfalls in einen eigenen Unterkalender. Diese Unterkalender lassen sich nun gezielt und unabhängig voneinander teilen, also freigeben. Wir schauen uns das am Beispiel des Google-Kalenders an, der von den meisten Personen genutzt wird, weil er bei allen Android-Geräten bereits installiert ist und mit dem Google-Konto verknüpft. Der große Vorteil des Google-Kalenders ist, dass er über alle Geräte übergreifend funktioniert, also egal, welches Smartphone und welchen Computer Sie nutzen.
1. Google Kalender aufrufen
Öffnen Sie Google Kalender im Internet mit Ihrem Browser unter der Adresse calendar.google.com und melden Sie sich mit Ihrem Google-Konto an.
Achtung:
Auch wenn Sie den Google-Kalender normalerweise nur als App auf dem Smartphone oder Tablet benutzen, das Freigeben von Kalendern funktioniert nur über die Internetseite!
2. Den richtigen Kalender auswählen
Wählen Sie links unter „Meine Kalender“ den Unterkalender, den Sie freigeben möchten. Bewegen Sie die Maus über den Kalendernamen und klicken Sie auf die drei Punkte ( ⋮ ). Wählen Sie jetzt mit einem Klick „Einstellungen und Freigabe“. Es öffnet sich eine neue Seite.
3. Person hinzufügen und Berechtigungen festlegen
Gehen Sie auf der Seite nach unten bis zum Abschnitt „Freigeben mit bestimmten Personen oder Gruppen“.
Klicken Sie auf „Personen hinzufügen“. Geben Sie die E-Mail-Adresse der Person ein, mit der Sie den Kalender teilen möchten. Dies sollte am besten bereits die E-Mail-Adresse des Google-Kontos der Person sein, die Sie zum Kalender einladen wollen. Denn ein Google-Konto ist Voraussetzung.
4. Rechte für den Kalender vergeben
Unter „Berechtigungen“ können Sie festlegen, welche Rechte die neue Person für den Kalender erhält. Dabei können Sie festlegen, ob die andere Person den Kalender nur sehen kann, oder ob sie auch selbst Termine hinzufügen und bearbeiten darf.
Wir haben auch einen ganz neuen Film für Sie erstellt, in dem wir das Vorgehen genau vorführen.
