Große Unterstützung für das Bürgeramt

Seit Anfang des Monats haben das Bürgeramt auf dem Marktplatz sowie die Ortschaftsverwaltungen Höfingen, Gebersheim und Warmbronn wieder für Spontanbesuche geöffnet. Die Online-Terminvergabe wurde abgeschafft. Der Andrang war in den ersten Tagen riesengroß und für die Mitarbeitenden nicht zu stemmen. Um den Kolleginnen unter die Arme zu greifen, helfen jetzt weitere Mitarbeitende aus verschiedenen Ämtern aus. Zusätzlich bittet die Stadt alle Bürgerinnen und Bürger darum, Anliegen, die online bearbeitet oder eingereicht werden können, zu nutzen. Mittlerweile hat sich die Situation leicht entspannt. Die Maßnahmen wirken.

Viele Bürgerinnen und Bürger hatten in den vergangenen Wochen und Monaten vergeblich versucht, einen Termin über die städtische Webseite zu buchen. Deshalb wurde das Online-Terminsystem Anfang April abgeschafft. Doch seitdem ist der Andrang auf das Bürgeramt und die Ortschaftsverwaltungen riesengroß und nicht zu stemmen. Weil die bereits in der Vergangenheit gebuchten Termine aktuell und in den kommenden Wochen noch aufgenommen und abgearbeitet werden und Personalausfälle hinzukommen, haben nur wenige Bürgerinnen und Bürger, die ohne Termin kommen, die Chance, ihre Anliegen vorzubringen. Die Schlange vor dem Alten Rathaus am Marktplatz ist lang.

Amtshilfe als Teil der Lösung

Der Zustand ist weder für die Mitarbeitenden noch für die Bürgerinnen und Bürger zumutbar. Deshalb haben die Verantwortlichen der Stadt in dieser Notsituation nach weiteren Lösungen gesucht. Und sie waren erfolgreich: Neben digitalen Maßnahmen unterstützen ab sofort weitere Mitarbeitende, die eigentlich in anderen Fachbereichen tätig sind, ihre Kolleginnen und Kollegen im Bürgeramt.

So unterstützt nun zum Beispiel eine Kollegin aus dem Gewerbeamt am Schalter und bearbeitet Anliegen rund um Personalausweis, Reisepass, Meldebescheinigung und Co. Eine andere, die eigentlich im Bauamt tätig ist, bearbeitet die Behördenpost. Drei Auszubildende halten beispielsweise außerdem ab sofort den Kolleginnen und Kollegen am Schalter den Rücken frei, indem sie die aufgenommene Anliegen im Hintergrund abarbeiten.

Außerdem: Polizeiliche Führungszeugnisse und Gewerbezentralregisterauszüge stellt ab sofort nicht mehr das Bürgeramt, sondern das Gewerbeamt aus. Es befindet sich im zweiten Obergeschoss des Alten Rathauses. Schilder weisen den Bürgerinnen und Bürgern den Weg. Für diese Anliegen müssen keine Wartemarken im Eingangsbereich gezogen werden.

Nur möglich mit großem Teamgeist

Voraussetzung für diese kollegiale Aushilfstätigkeit ist, dass die Mitarbeitenden bereits zuvor in einem Bürgeramt gearbeitet haben, um die Mitarbeitenden vor Ort zielführend zu unterstützen.

„Die Tätigkeiten im Bürgeramt sind keinesfalls trivial, sondern teils sehr komplex. Diejenigen, die Anliegen aufnehmen und abarbeiten, brauchen diese Erfahrung zwingend. Wenn nicht, würde es Wochen oder Monate dauern, bis die Helferinnen und Helfer überhaupt eingelernt sind und die Systeme bedienen können. Wir benötigen diese Unterstützung aber sofort. Und ich bin den Kolleginnen und Kollegen dafür sehr dankbar“, betont der Abteilungsleiter für Sicherheit und Ordnung, Dominik Grün, unter dessen Zuständigkeit auch das Bürgeramt fällt.

Neben der Hilfsbereitschaft aus dem Kollegenkreis prüft die Stadt aktuell, ob externe Unternehmen ebenfalls Abhilfe schaffen und Personal zur Verfügung stellen können.

Zwei weitere Stellen geschaffen

Auch in der Gemeinderatssitzung am Dienstagabend, 9. April, war die Situation im Bürgeramt Thema. Unter anderem wurde Einblick in die personelle Situation im Bürgeramt und den Ortschaftsverwaltungen gegeben und aufgezeigt, welche Herausforderungen auf die Mitarbeitenden in den Ämtern aktuell zukommen. Die Stadt und die Rätinnen und Räte suchten daraufhin gemeinsam nach einer zielführenden Lösung. Das Ergebnis: Der Weg für zwei weitere Stellen im Bürgeramt wurde einstimmig freigemacht. Die Stellen werden unmittelbar ausgeschrieben und sind zunächst auf ein Jahr befristet.

Online-Dienste nutzen

Ein weiteres Ziel der Stadt ist es, dass sich möglichst wenige Bürgerinnen und Bürger überhaupt erst auf den Weg zum Bürgeramt und die Ortschaftsverwaltungen machen müssen. Denn für einige Dienste ist es nicht zwingend erforderlich, persönlich vorzusprechen. So können etwa Abmeldungen ins Ausland sowie Meldebescheinigungen vollständig über das Netz abgewickelt werden. Für viele digitalen Dienstleistungen sind allerdings eine Online-Ausweisfunktion und ein registrierter Zugang zu Service-BW erforderlich. Die Stadt bittet alle Bürgerinnen und Bürger darum, diese und weitere Dienste über www.leonberg.de/Bürgerservice wahrzunehmen und dafür nicht im Bürgeramt zu erscheinen.

Einreisebestimmungen prüfen

Für den Antrag von Ausweisdokumenten, besonders für den Reisepass, empfiehlt die Stadt, sich online oder telefonisch beim Auswärtigen Amt zu informieren, welche Dokumente für die Einreise nötig sind. Für eine Einreise in manche Länder außerhalb des Schengen-Raums benötigen Bürgerinnen und Bürger keinen Reisepass, ein gültiger Personalausweis ist ausreichend – genau wie in alle anderen Länder der Europäischen Union. Das Auswärtige Amt teilte vor kurzem mit, dass in ganz Deutschland im Jahr 2024 außergewöhnlich viele Reisepässe neu beantragt und ausgestellt werden. Bürgerinnen und Bürger werden daher gebeten, möglichst früh zu prüfen, ob ihr Reisepass gültig ist – falls eine Reise außerhalb der EU ansteht.

Kommunikation im Fokus

Die Stadt wird insbesondere auf ihrer Webseite www.leonberg.de und auf den Sozialen Medien, aber auch im Amtsblatt, die Bürgerinnen und Bürger über die aktuelle Lage im Bürgeramt weiter umfangreich informieren. Bis sich die Gesamtsituation entspannt hat, ist auf diesen Kanälen der aktuelle Stand zum Bürgeramt einsehbar. Wenn möglich, wird angegeben, wie viele Wartemarken am Morgen und am Mittag ausgegeben werden können. Die Texte werden auch kurz und knapp auf der städtischen Internetseite hochgeladen.

Darüber hinaus steht schon jetzt ein umfangreicher Text mit häufig gestellten Fragen rund um das Bürgeramt online und in der aktuellen Amtsblatt-Ausgabe zur Verfügung. Die Auflistung wird stetig erweitert, sodass sich möglichst viele Fragen schon im Vorfeld eines Besuchs oder eines Anrufs klären. Es lohnt sich also, den Text regelmäßig neu aufzurufen.

Weiterhin Verständnis und Geduld nötig

Die vergangenen Tage haben gezeigt, dass die ersten Maßnahmen wirken. Zwar kommt es weiterhin zu Wartezeiten, jedoch können aktuell alle Bürgerinnen und Bürger in der Regel ihre Anliegen vorbringen. Bis sich die Lage vollends entspannt hat, bittet die Stadt weiterhin um Verständnis und um Verzeihung für die Unannehmlichkeiten.

Aktuelle Informationen online

Die Stadt informiert insbesondere auf der städtischen Webseite www.leonberg.de und auf den sozialen Medien Instagram und Facebook alle Bürgerinnen und Bürger umfangreich und aktuell über die Situation im Bürgeramt. Auf der Webseite wurde beispielsweise ein „Ticker“ veröffentlicht, der die neuesten Meldungen zu diesem Thema chronologisch anzeigt. Der „Bürgeramts-Ticker“ wächst mit jeder neuen Meldung weiter an. Ein regelmäßiger Blick in den „Bürgeramts-Ticker“ lohnt sich. Aber auch im Amtsblatt werden weiterhin relevante Infos veröffentlicht.