Vorlagen zur öffentlichen Sitzung des Gemeinderates am Dienstag, 24.09.2024

TAGESORDNUNGSPUNKT: 1 Ö

Bekanntgabe der am 17.09.2024 nichtöffentlich gefassten Beschlüsse.

TAGESORDNUNGSPUNKT: 2 Ö

Bestellung von Urkundspersonen

Zu Urkundspersonen werden vorgeschlagen:

Gemeinderätin Anna Frey und Gemeinderätin Petra Geider-Frey.

BESCHLUSSVORSCHLAG

Gemeinderätin Anna Frey und Gemeinderätin Petra Geider-Frey werden zu Urkundspersonen bestimmt.

TAGESORDNUNGSPUNKT: 3 Ö

Anfragen aus der Bevölkerung

TAGESORDNUNGSPUNKT: 4 Ö

Feststellung Jahresergebnis 2018

Die Gemeinde St. Leon-Rot hat nach § 95 GemO zum Schluss eines jeden Haushaltsjahres einen Jahresabschluss aufzustellen. Der Jahresabschluss ist nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung unter Berücksichtigung der besonderen gemeindehaushaltsrechtlichen Bestimmungen aufzustellen. Weiter muss er klar und übersichtlich sein. Er hat sämtliche Vermögensgegenstände, Schulden, Rückstellungen, Rechnungsabgrenzungsposten, Erträge, Aufwendungen, Einzahlungen und Auszahlungen zu enthalten. Darüber hinaus muss in der Jahresrechnung die tatsächliche Vermögens-Ertrags- und Finanzlage der Gemeinde St. Leon-Rot dargestellt werden. Der Jahresabschluss ist innerhalb von sechs Monaten nach Ende des Haushaltsjahres aufzustellen und unter Angabe des Datums vom Bürgermeister zu unterzeichnen. Aufgrund von zwischenzeitlichen Personalwechseln im Rechnungsamt und der dadurch aufgelaufenen Rückstände, werden derzeit die noch offenstehenden Jahresabschlüsse sukzessive abgearbeitet und dem Gemeinderat zur Feststellung vorgelegt.

Ausschlaggebend für die Verzögerungen sind die Aufarbeitungen bei der Eröffnungsbilanz sowie der Korrektur- und Abschlussbuchungen im Rahmen der Abschlussarbeiten. Diese erweisen sich weiterhin schwieriger als angenommen, da teilweise die Belege nicht mehr vollständig auffindbar sind oder nicht korrekt verbucht wurden.

Das Rechnungsamt möchte, trotz der immer neu zu bewältigen Schwierigkeiten im Rahmen der Aufarbeitung, trotzdem an der Vorgabe, mindestens zwei Jahresabschlüsse pro Jahr fertig zu stellen, festhalten.

Nach der Gemeindeordnung muss der Gemeinderat den Jahresabschluss innerhalb eines Jahres feststellen. Dieser Beschluss ist dem Landratsamt mitzuteilen und ortsüblich bekannt zu geben. Gleichzeitig ist der Jahresabschluss mit dem Rechenschaftsbericht an sieben Tagen auszulegen (§ 95 b Abs. 1 und 2 GemO). Aus den oben aufgeführten Gründen ist eine Feststellung der aktuellen Jahresabschlüsse erst nach Aufarbeitung der noch ausstehenden Jahresabschlüsse möglich.

Die Jahresrechnung 2018 mit den Bestandteilen Feststellungsbeschluss, Grundlagen, Ergebnisrechnung, Finanzrechnung, Bilanz mit Anhang, Rechenschaftsbericht, Darstellung der Teilhaushalte und Beteiligungsbericht wurde den Gemeinderätinnen und Gemeinderäten über das Ratsinformationssystem (RIS) digital zur Verfügung gestellt. Den Gemeinderäten, die keinen Zugang zum Ratsinformationssystem haben, ist der Jahresabschluss 2018 in Papierform zugegangen.

Zusätzlich wird diese bei Bedarf einzelnen Ratsmitgliedern in Papierform zur Verfügung gestellt. Der vom Gemeinderat zu beschließende formale Feststellungsbeschluss, wie auch die Bilanz, sind Bestandteil der Jahresrechnung (Seiten 5-6 und Seite 12). Die erfolgten überplanmäßigen und außerplanmäßigen Ausgaben, welche durch den Gemeinderat zu verabschieden wären, sind im Jahresabschluss auf der Seiten 54 detailliert aufgeführt und ebenfalls Bestandteil dieses Gremiumsbeschlusses.

Im Jahr 2018 weist die Gemeinde St. Leon-Rot ein positives Ergebnis aus. Trotzdem sollte darauf geachtet werden, dass sich die Ausgaben und Einnahmen nicht zu sehr auseinander bewegen. Die Folgejahre bleiben, durch das positive Ergebnis, frei von Vorbelastungen, dieses positive Ergebnis wird der Rücklage zugeführt. In den nächsten Jahren stehen viele ungewisse weltpolitische Faktoren im Raum, die weiterhin viel von unserer Gemeinde abverlangen werden. Derzeit steht auch noch nicht fest, wie sich die künftige Flüchtlingspolitik weiterhin auf die Gemeinde auswirken wird. Hierfür stünde dann, zur Deckung des Haushalts, die positive Rücklage zur Verfügung.

Im Haushalt 2018 war ein negatives ordentliches Ergebnis im Ergebnishaushalt von 1.075.900 € geplant. Im ordentlichen Rechnungsergebnis konnte dieses Ziel jedoch bei weitem positiv übertroffen werden, sodass ein Ergebnis in Höhe von 5.323.272,65 € erwirtschaftet werden konnte. Damit um rund 6.399.172 € besser als bei der Planung. Der Betrag wird der allgemeinen Rücklage zugeführt und steht für spätere Ausgaben zur Verfügung.

Ausschlaggebend für das gute Ergebnis waren unter anderem um rund 5,6 Mio. höhere Steuereinnahmen.

Im Sonderergebnis konnte ein Ertrag in Höhe von 2.846,80 € ausgewiesen werden.

Somit ergibt sich ein Gesamtergebnis in Höhe von 5.326.119,03 €.

Der Bestand der bilanzierten Rücklagen aus Überschüssen des ordentlichen Ergebnisses weist zum 31.12.2018 rund 25,3 Mio. Euro aus. Diese Rücklage steht zur Deckung von Fehlbeträgen in künftigen Jahren zur Verfügung. Hinzu kommt eine Rücklage aus Überschüssen des Sonderergebnisses in Höhe von rund 630.750 €; somit besteht eine Gesamtrücklage in Höhe von 26.249.254,55 €.

Die Gesamtfinanzrechnung schließt mit einem Zahlungsmittelüberschuss in Höhe von 12.367.329,44 € aus der Ergebnisrechnung (sog. Cash-Flow) in Höhe von 952.642,95 € ab. Somit konnte der Überschuss aus der Ergebnisrechnung zur Deckung der Ausgaben im Finanzhaushalt herangezogen werden. Investitionen wurden in Höhe von rund 13,1 Mio. Euro getätigt.

Eine detaillierte Zusammenstellung der Investitionen ist im als Anlage beigefügten Jahresabschluss zu finden.

Demgegenüber stehen im Finanzhaushalt Einzahlungen von rund 1,7 Mio. Euro, die sich überwiegend aus Beiträgen, Zuschüssen und Grundstücksveräußerungen ergeben. Der Finanzierungsmittelbedarf aus Investitionstätigkeit beläuft sich somit auf -11.414.686,49 €.

Es ergibt sich somit ein Endbestand an Zahlungsmitteln in Höhe von 2.798.467,29 € (ohne Berücksichtigung v. 1.250,00 € der Handvorschüsse).

An Termin- oder Festgelder hat die Gemeinde 87.089.932,50 € zinsbringend angelegt.

Die Bilanz weist, im Vergleich zum Vorjahr, eine Steigerung um 9.933.913,12 € aus. Diese Steigerung basiert überwiegend auf dem Erwerb von Sach-, wie auch von Finanzvermögen.

ANLAGE

1 Jahresrechnung 2018

BESCHLUSSVORSCHLAG

1. Der Jahresabschluss vom 31.12.2018 wird mit den in der Jahresrechnung 2018 ausgewiesenen Werten festgestellt (Seite 5-6 der Anlage 1)

2. Die Bilanz zum 31.12.2018 wird, wie auf Seite 12 des Jahresabschlussberichts 2018 dargestellt, festgestellt.

3. Den überplanmäßigen wie außerplanmäßigen Ausgaben, wie auf der Seite 54 des Jahresabschlussberichts 2018 dargestellt, wird zugestimmt.

4. Dem Beteiligungsbericht wird, wie auf den Seiten 438 - 450 der Jahresrechnung 2018 dargestellt, zugestimmt.

TAGESORDNUNGSPUNKT: 5 Ö

Jahresabschluss 2022 des Eigenbetriebs Wasserversorgung

Der Jahresabschluss wurde durch die Verwaltung erstellt. Die Steuererklärungen und die Steuerbilanz wurden durch die KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft vorgenommen. Zur Feststellung des Jahresabschlusses 2022 des Eigenbetriebs Wasserversorgung St. Leon-Rot dürfen wir auf den beigefügten Jahresabschluss mit Anlagen verweisen. Die Zahlen werden durch die Betriebsleitung in der Sitzung erläutert.

ANLAGE

1 Jahresabschluss 2022 EB Wasserversorgung

BESCHLUSSVORSCHLAG

Der Jahresabschluss des Eigenbetriebs Wasserversorgung für das Wirtschaftsjahr 2022 wird wie folgt festgestellt:

• hier die Anlage einfügen

TAGESORDNUNGSPUNKT: 6 Ö

Quartalsbericht 2024

Der Quartalsbericht und die Informationen der Gemeinde über den Stand der Geldanlagen

zum 30.06.2024 können aus den Anlagen 1 und 2 entnommen werden.

Aufgrund der derzeitigen finanziellen Lage der Gemeinde wurde bei den Erläuterungen zum Quartalsbericht noch ein Unterpunkt "Ausblick bis zum Jahresende" hinzugefügt.

Der Geldanlagenbestand (Anlage 3) wird zum Stand 30.07.2024 dargestellt, da die hieraus im Juli fälligen Geldanlagen bereits vollständig zur Tilgung von Gewerbesteuerrückzahlungen benötigt wird.

Auf Wunsch des Gemeinderats wird halbjährlich über den Stand der Zuweisungen und Zuschüsse berichtet (Anlage 4 und 5).

ANLAGE

1 Finanzbericht zum 30.06.2024

2 Erläuterungen zum Finanzbericht

3 Liste Festgelder

4 Aufstellung Zuwendungen Bauamt

5 Aufstellung Zuwendungen Hauptamt

TAGESORDNUNGSPUNKT: 7 Ö

Aufnahme eines Darlehens

Zur Finanzierung der Investitionen des Kernhaushalts wurde in der Haushaltssatzung für das Jahr 2024 eine Kreditermächtigung in Höhe von 8.000.000 € aufgenommen und mit der Haushaltsverfügung der Rechtsaufsichtsbehörde genehmigt.

Durch den Finanzierungsbedarf der laufenden Baumaßnahmen wird nun die Aufnahme eines Darlehens notwendig.

Die Verwaltung holt auf Grundlage der vom Gemeinderat zu erteilenden Ermächtigung bei Banken Kreditangebote ein. Unter Einbeziehung der Kreditprogramme bei verschiedenen Banken kann nach derzeitigem Zinsniveau davon ausgegangen werden, dass Zinskonditionen von ca. 3,5 % - 4 % bei einer Laufzeit von 5 – 10 Jahren fällig werden. Da die Darlehenskonditionen immer tagesaktuell erfolgen, können derzeit keine genauen Zinssätze genannt werden.

Geplant ist eine Aufnahme von 6.000.000 € für eine Laufzeit von 10 Jahren. Hierüber kann ein Teil der Investitionskosten abgedeckt und somit der Ergebnishaushalt entlastet werden. Die Ausgaben im Finanzhaushalt für Investitionen belaufen sich derzeit auf rund 8 Mio. Euro. Hier kommen noch Ausgaben u. a. für die Kramer Mühle, Altes Pfarrhaus, Umbaumaßnahmen beim Bauhof, Maßnahmen bei der Feuerwehr, Baumaßnahme für eine neue Asylunterkunft, Baumaßnahme der Schulkindbetreuung, Neubau Kindergarten Rot zum Tragen. Insgesamt sind bereits weitere Mittel im investiven Bereich in Höhe von rund 5,7 Mio. Euro gebunden und werden nach Rechnungseingang zur Zahlung fällig. Hier sind die jeweiligen Ämter in der Verantwortung, nur die dringenden Ausgaben zu tätigen.

Auf zusätzliche Einnahmen kann die Gemeinde, nach bisherigem Stand, leider nicht hoffen.

BESCHLUSSVORSCHLAG

Die Verwaltung wird ermächtigt, auf Grundlage der einzuholenden Angebote und Konditionen, einen Kredit in Höhe von 6.000.000 € für Investitionen des Kernhaushalts, aufzunehmen.

TAGESORDNUNGSPUNKT: 8 Ö

Änderung der Satzung über die öffentliche Abwasserbeseitigung (Abwassersatzung) der Gemeinde St. Leon-Rot

Auf die Vorlage zur Sitzung des Ausschusses für Finanzen und Betriebe am 10.09.2024

wird verwiesen.

Im Rahmen der Umstrukturierung von Amt 30 wurden sowohl die Einrichtung als auch der Austausch von Gartenwasserzählern in die Zuständigkeit des Eigenbetriebs Abwasserentsorgung übertragen. In diesem Zusammenhang wurde festgestellt, dass die derzeitige Abwassersatzung in der 6. Änderungssatzung vom 20.12.2023 in § 41 Abs. 2 Satz 1 AbwS vorschreibt, dass Zwischenzähler (Gartenwasserzähler) von der Gemeinde plombiert werden müssen. Diese Plombierung wurde bisher nicht durchgeführt und kann aufgrund von Personalmangel auch weiterhin nicht gewährleistet werden. Daher hat der Eigenbetrieb Abwasserentsorgung beschlossen, diesen Passus aus der Abwassersatzung zu streichen, um die Anträge für Gartenwasserzähler satzungskonform bearbeiten und genehmigen zu können.

Darüber hinaus haben sich durch die bundesweite Neugestaltung des Wasserrechts auch Anpassungen des Wasserrechts auf Landesebene ergeben. Dies führte zu Änderungen und Verschiebungen von Paragrafen im Wassergesetz für Baden-Württemberg, auf das sich die Abwassersatzung der Gemeinde St. Leon-Rot bezieht. Der Eigenbetrieb Abwasserentsorgung hat die Abwassersatzung entsprechend den aktuellen rechtlichen Vorgaben angepasst und dabei auch weitere Unstimmigkeiten bereinigt.

Die Änderungen sind in der beigefügten 7. Änderungssatzung aufgeführt und dort rot markiert.

ANLAGE

1 7. Änderungssatzung

2 6. Abwassersatzung mit Hinweis

BESCHLUSSVORSCHLAG

Der Gemeinderat beschließt die 7. Änderungssatzung zur Satzung über die öffentliche Abwasserbeseitigung gem. Anlage 1.

TAGESORDNUNGSPUNKT: 9 Ö

Sanierung der Golfplatzbrücke
hier: Bewilligung überplanmäßiger Mittel und Freigabe der Ausschreibungen

Auf die Sitzung und die Beschlussfassung des Ausschusses für Umwelt und Technik vom 04.04.2023 wird verwiesen.

In dieser Sitzung wurden bereits auf Grundlage der Prüfberichte zur Brückenhauptprüfung vom Dezember 2020 die Sanierung an 4 Brücken beauftragt. Die Sanierungsarbeiten der 4 Brückenbauwerke, Brücke Golfplatz GO II, Brücke Kehrgraben III Holzstückerweg, Brücke Kehrgraben IV An der Autobahn und Fußgängersteg Kraichbach, wurden damals an das Unternehmen BWS Rhein-Neckar GmbH, aus Heidelberg, vergeben.

Während einer gemeinsamen Begehung der Bauwerke wurde festgestellt, dass die Schäden der Brücke Golfplatz GO II umfassender als beschrieben sind. Aufgrund dessen wurde der Fokus der Arbeiten auf die Golfplatzbrücke gelegt. Während der Sanierung wurde ersichtlich, dass das Schadensbild gravierender ist als angenommen. Deshalb wurde das Ingenieurbüro Wolf Ingenieure GmbH aus Wiesloch beauftragt, den Zustand zu erfassen sowie Pläne auszuarbeiten, um ein Sanierungskonzept zu erstellen.

Das Ingenieurbüro Wolf hat einen Zustands- und Instandsetzungsbericht erstellt, aus dem hervorgeht, dass eine Sanierung des Brückenbauwerks notwendig ist, um weiterhin einen langjährigen Gebrauch sicherzustellen u. a. auch hinsichtlich der Verkehrsbelastung durch die Nutzung der nahegelegenen Golfplatzanlage.

Das Bauwerk ist ein wichtiges Nadelöhr der Infrastruktur und da der Zustand aufgrund des Baustopps sich nicht verbessern wird, sehen wir hierbei Eile geboten. Deshalb beabsichtigt die Verwaltung zeitnah die Leistungen beschränkt auszuschreiben, um die zwingend notwendige Sanierung des Bauwerks zu erfüllen. Auf Grundlage der Statik sowie des Sanierungskonzeptes wurde für die Sanierung der Golfplatzbrücke ein Leistungsverzeichnis ausgearbeitet.

Im Haushalt 2024 sind für die Brückensanierungsarbeiten der Golfplatzbrücke (54105400/42120000) nicht genügend Mittel vorhanden. Für die Ausschreibung werden daher überplanmäßige Mittel in Höhe von 50.000,00 € benötigt. Die Finanzierung dieser überplanmäßigen Ausgaben in Höhe von 50.000,00 € kann durch entsprechende Einsparungen bei den Unterhaltungsmaßnahmen aus 54105100/42120200 gedeckt werden.

ANLAGE

1 Zustands- u. Instandsetzungsberichte WW-Brücke über Kehrgraben – Golfplatz St. Leon-Rot

BESCHLUSSVORSCHLAG

1. Im Teilhaushalt 7, 5410 Infrastruktur und Natur, Gemeindestraßen werden die notwendigen Mittel für die Brückensanierungsarbeiten der Golfplatzbrücke im Jahr 2024 in Höhe von 50.000,00 € überplanmäßig genehmigt. Die Mittel sind bei der Unterhaltungsmaßnahme 54105100/42120200 einzusparen.
2. Der Gemeinderat beauftragt die Verwaltung mit der Vorbereitung und Durchführung der Ausschreibung für die Sanierung der Golfplatzbrücke.

TAGESORDNUNGSPUNKT: 10 Ö

Umnutzung Betriebsräume Bauhof / EB Wasserversorgung, Nachtrag

Grundwasserabsenkung

Hier: Nachtragsvereinbarung Nr. 1

Auf die Beratung und Beschlussfassung zur Vergabe der Gewerke Rohbau-, Verglasungs- und Trockenbauarbeiten in der Sitzung des Ausschusses für Umwelt und Technik vom 07.05.2024 wird verwiesen.

Die Grundwasserabsenkung wurde nicht gesondert vergeben, da diese Entscheidung erst nach der Veröffentlichung der Ausschreibungsunterlagen für die Rohbauarbeiten getroffen wurde. Die hierfür benötigten Leistungen sind somit nicht im ursprünglichen Hauptauftrag enthalten. Aus Gründen des reibungslosen Baubetriebs und zur Minimierung von Haftungsrisiken soll die Grundwasserabsenkung durch den Rohbauer, die Firma Albert Eisenbiegler Bauunternehmung GmbH aus Bühl, ausgeführt werden.

Das Angebot wurde rechnerisch vom Büro „Architekt Kamuf“ geprüft. Für die fachtechnische Prüfung wurden die Unterlagen an das Büro Dr. Behnisch weitergeleitet. Auffälligkeiten und Fehler wurden keine festgestellt. Die Höhe des Nachtragangebotes der Firma Albert Eisenbiegler Bauunternehmung GmbH aus Bühl beläuft sich auf 31.388,64 € brutto.

Die Verwaltung sowie die Betriebsführung weisen darauf hin, dass der Umbau der Betriebsstätte Bauhof für den Erhalt der Betriebe notwendig ist. Wie bereits in der Haushaltsberatung mehrfach erläutert, besteht aufgrund angemahnten Mängeln in den Betriebsstätten der Handlungsbedarf. In zwei unabhängigen aufeinanderfolgenden Gutachten wurden Mängel im Bereich der Hygiene, Schutzmaßnahmen und der Kapazität von Sozialräumen bemängelt. Dieser Missstand ist auf die gestiegene Mitarbeiterzahl der letzten Jahre zurückzuführen. Die Gemeinde ist als Arbeitgeber und Eigentümer der Betriebsstätte rechtlich verpflichtet, die Arbeitsstättenregeln, DGUV Vorschriften und Verordnungen für die Sicherheit und den Gesundheitsschutz der Mitarbeiter einzuhalten, die Mängel zu beseitigen und die gängigen Vorschriften der Brand- und Sicherheitsverordnungen einzuhalten.

BESCHLUSSVORSCHLAG

1. Mit der Firma Albert Eisenbiegler Bauunternehmung GmbH aus Bühl wird im Zuge der Umnutzung der Betriebsräume Bauhof / EB Wasserversorgung eine Nachtragsvereinbarung Nr. 1 für die Grundwasserabsenkung in Höhe von insgesamt 31.388,64 € brutto geschlossen.

TAGESORDNUNGSPUNKT: 11 Ö

Ersatzbeschaffung von Feuerwehrhelmen mit Zubehör für die Freiwillige Feuerwehr St. Leon-Rot

Im Haushalt 2024 waren Mittel auf der Kostenstelle 1260 5100, Sachkonto 4261 0000, in Höhe von 22.500,- € für die Ersatzbeschaffung von Feuerwehrhelmen mit Zubehör für die Freiwillige Feuerwehr St. Leon-Rot, Abteilung St. Leon, eingestellt. Diese Haushaltsmittel wurden bereits in den Jahren 2022 und 2023 zuvor angemeldet.

Die Mitglieder der damaligen Feuerwehr St. Leon überprüften seinerzeit den Gesamtbestand der vorhandenen Feuerwehrhelme und stellten fest, dass die bisher genutzten den veralteten DIN 14940 (Norm aus 1997) entsprechen, mittlerweile ist jedoch die Europäische Norm DIN EN 443 „Feuerwehrhelme für die Brandbekämpfung in Gebäuden und anderen baulichen Anlagen“ gültig. Daher müssen die alten Feuerwehrhelme ausgemustert werden. Der Brandeinsatz ist im Aufgabenspektrum der Feuerwehr die Tätigkeit mit der größten Gefährdung für Einsatzkräfte. Dies gilt auch für den Kopfbereich. Zudem wächst der Anspruch an die Leistungsfähigkeit der persönlichen Schutzausrüstung für die Feuerwehrangehörigen. Die neuen Helme sind deutlich sicherer und bequemer für den Träger. Die Ausmusterungskriterien sind in den genannten Richtlinien der Unfallkassen verankert. Aufgrund der Sicherheitsrelevanz ist die Beschaffung der neuen Helme erforderlich.

Die Freiwillige Feuerwehr St. Leon hatte bereits im Jahr 2022 eine kleine Anzahl von den aktuell gültigen Feuerwehrhelmen mit Zubehör für neue Feuerwehrmitglieder beim günstigsten Anbieter, Firma Massong, bestellt. Damals wurden drei Angebote eingeholt. Die Firma Massong war der günstigste Anbieter und erhielt daher den Zuschlag. Aufgrund der Haushaltslage wurden im Jahr 2023 nur ein Teil der Feuerwehrhelme bestellt.

Nun liegt der Feuerwehr St. Leon-Rot ein aktualisiertes Angebot der Firma Massong für die restliche Beschaffung von 45 Feuerwehrhelmen mit Zubehör in Höhe von 20.357,03 € vor. Die entsprechenden Haushaltsmittel sind auf der Kostenstelle 1260 5000, Sachkonto 4261 0000, in Höhe von 22.500,00 € veranschlagt.

Die Firma Massong GmbH, Frankenthal, ist der Verwaltung als zuverlässig und leistungsfähig bekannt.

BESCHLUSSVORSCHLAG

Der Auftrag für die Ersatzbeschaffung der Feuerwehrhelme wird an die Firma Massong GmbH, Frankenthal, mit der Auftragssumme von insgesamt 20.357,03 €, vergeben.

TAGESORDNUNGSPUNKT: 12 Ö

Veranstaltungszentrum Harres, Einhausung Lüftungszentrale, Fassadenverkleidung

hier: Auftragsvergabe

Auf die Sachstandsmitteilung in der Sitzung des Ausschusses für Umwelt und Technik vom 10.09.2024 wird verwiesen.

Im Harres wurden in den letzten Wochen umfassende Sanierungsarbeiten durchgeführt, insbesondere konnte in der Sommerpause die Trinkwassersanierung und die Küchensanierung erfolgreich abgeschlossen werden. Um die geplanten Arbeiten im September/Oktober 2024 effizient durchzuführen und die Kosten zu optimieren, wäre es sinnvoll, die Fassadenverkleidung in die bestehenden Planungen zu integrieren. Ein Gerüstaufbau ist in diesem Zeitraum bereits vorgesehen, was die Möglichkeit eröffnet, die Fassadenverkleidung gleichzeitig durchzuführen.

Die Verwaltung hat die erforderlichen Unterlagen für die Fassadenverkleidung der Lüftungszentrale des Harres zusammengestellt. Es wurden 11 Firmen aufgefordert, ein Angebot abzugeben, davon gaben 2 Firmen ein Angebot ab. Nach fachtechnischer und rechnerischer Prüfung und Wertung der Angebote ergibt sich folgender Vergabevorschlag für das Gewerk:

Rang Biete Angebotssumme %-Abw.

1. Fa.J. Matejka Metallbau Schlosserei, Oftersheim 33.434,24 € 100,0 %

2. ……..

Somit ist die Firma Jochen Matejka Metallbau Schlosserei aus Oftersheim die günstigste Bieterin. Das Angebot liegt mit xxxx unter der Kostenschätzung.

Als Eigentümer der Betriebsstätte ist die Gemeinde verantwortlich, die gesetzlichen Verpflichtungen in Bezug auf Hygiene- und Brandschutz einzuhalten. Darüber hinaus sind Maßnahmen zu ergreifen, die zum Schutz und Erhalt der Betriebsstätte dienen.

BESCHLUSSVORSCHLAG

Der Auftrag für die Fassadenverkleidung der Lüftungszentrale des Veranstaltungszentrum Harres wird an die Firma Jochen Matejka Metallbau Schlosserei aus Oftersheim zum vorläufigen Auftragswert von 33.434,24 € brutto erteilt.

TAGESORDNUNGSPUNKT: 13 Ö

Unterkunft für soziale Zwecke „An der Autobahn 56a“,

Einbau von 4 baugleichen Küchenzeilen

hier: Auftragsvergabe

Auf die Beratung und Beschlussfassung in der Sitzung des Gemeinderates vom 23.04.2024 und 25.06.2024 wird verwiesen.

Die Unterkunft für soziale Zwecke (Containeranlage) wird voraussichtlich in KW 43 angeliefert und aufgebaut. Im Vorfeld werden Tiefbauarbeiten, Fundamente und Hausanschlüsse erstellt. Für die vier entstehenden Wohneinheiten werden Küchenzeilen gleicher Bauart benötigt. Die Schreinerarbeiten sollen von einem Fachunternehmen durchgeführt werden, die Besorgung und der Einbau der Geräte, Armaturen etc. wird über Mitarbeiter der Gemeinde abgewickelt, um Kosten zu sparen.

Die Verwaltung hat die erforderlichen Unterlagen für die Fertigung der Küchenzeilen zusammengestellt. Es wurden 3 Firmen aufgefordert, ein Angebot abzugeben, davon gaben 2 Firmen ein Angebot ab. Nach fachtechnischer und rechnerischer Prüfung und Wertung der Angebote ergibt sich folgender Vergabevorschlag für das Gewerk:

Rang Bieter Angebotssumme %-Abw.

1. Fa. Bernd Ruch Innenausbau GmbH, Mannheim 14.587,02 € 100,0 %

2. …..

Somit ist die Firma Bernd Ruch Schreinerei und Innenausbau GmbH aus Mannheim die günstigste Bieterin. Das Angebot liegt mit xxxx über der Kostenschätzung. Als Betreiber der Anlage ist die Gemeinde verantwortlich, die gesetzlichen Verpflichtungen in Bezug auf die Unterbringung geflüchteter Menschen einzuhalten.

BESCHLUSSVORSCHLAG

Der Auftrag für die Küchenproduktion- und Montage für die Unterkunft für soziale Zwecke wird an die Firma Bernd Ruch Schreinerei und Innenausbau GmbH aus Mannheim zum vorläufigen Auftragswert von 14.587,02 € brutto erteilt.

TAGESORDNUNGSPUNKT: 14 Ö

Sanierung und Umnutzung Kramer Mühle

Aktueller Sachstand für Fördergelder

In vielen Sitzungen zur Kramer Mühle, insbesondere bei den Vergabe- und Ausschreibungsvorlagen, wurde immer wieder über die Fördergelder gesprochen. In den letzten Monaten wurde auch immer schmerzlich dem Ende des Bewilligungszeitraums entgegengesehen; was dann?

Regulär wäre der Bewilligungsbescheid für die Fördergelder SIQ I und SIQ II Mitte September ausgelaufen und damit die Chance auf den vollen Umfang von 2.970.000,00 €. Trotz größter Bemühungen der Gemeinde, dies in der aktuellen Haushaltslage zu ermöglichen, wäre es nicht möglich gewesen, diese vollumfängliche Summe abzurufen.

Es freut daher die Verwaltung umso mehr, dass die Bemühungen um eine Verlängerung nun doch gelungen sind. Das Land hat nun die Förderbescheide verlängert, obwohl die eigentlichen zugesagten Anteile des Bundesförderbetrags im September auslaufen. Durch eine wohlwollende Subventionierung der Landesförderstelle und dem großen Interesse dieser am Projekt selber, stehen nun die Fördermittel weiter zur Verfügung.

Gestaffelt in verschiedene Zeiträume wird der Förderbetrag SIQ I bis zum 31.12.2024 verlängert und SIQ II bis 30.09.2025. Die außerdem zugesagten Fördergelder für die geplante Wärmepumpe bis 25.09.2025 sind dadurch nicht berührt und können parallel abgerufen werden.

SIQ I 1.620.000,00 €

SIQ II 1.350.000,00 €

Sole-Wärmepumpe inkl. Installationsleitungen 437.136,00 €

Zum jetzigen Zeitpunkt wurden folgende Fördergelder ausgezahlt:

SIQ I 685.957,00 €

SIQ II 296.567,00 €

Möglich wurde dies insbesondere durch das Interesse der Landesförderstelle und der STEG an der Mühle selbst, die das Denkmal einer bedeutenden und regionalen kulturellen Bedeutung zuweisen, die nach Ansicht der genannten Stelle unbedingt fördernswert ist. Nach einem längeren offenen Austausch über die aktuelle finanzielle Lage der Gemeinde, sowie der daraus resultierenden Bauentwicklung, könnte man sich auf das Fortschreiben des Programmes verständigen. Die Förderstelle zeigte sich ebenfalls im Bauablauf und den kleinen Änderungen, die durch den Denkmalschutz notwendig waren, kompromissbereit. Entscheidend für die Förderfähigkeit wäre die Zweckbindung an die kulturelle und bürgerliche Nutzung und eine zielgeführte Nutzbarmachung.

TAGESORDNUNGSPUNKT: 15 Ö

Sanierung und Umnutzung der Kramer Mühle, Spezialtiefbau - Pfahlgründung,
hier: Nachtragsvereinbarung Nr. 2 und Rechnungsfreigabe

Auf die Sitzung des Ausschusses für Umwelt und Technik vom 05.03.2024 zur Vergabe der erforderlichen Leistungen zur Pfahlgründung an die Firma ERKA Pfahl GmbH aus Baesweiler wird verwiesen.

Aufgrund der Haushaltssperre wurde die Sitzungsvorlage zur Ausschreibung mehrfach verschoben, sodass die Ausschreibung vom Gemeinderat nicht freigegeben worden ist. Als Vorabmaßnahme mussten Mauerwerksfugen verpresst werden. Ursprünglich war hier die Beauftragung der Natursteinarbeiten vor den Spezialtiefbauarbeiten geplant, allerdings wurde die Ausschreibung nicht veröffentlicht und die Leistungen nicht beauftragt. Einige notwendigen Vorarbeiten wurden im Rahmen der Bewirtschaftungsbefugnis des Bürgermeisters durch eine Nachtragsvereinbarung Nr. 1 beauftragt. Diese hatten sich im Zuge des Dreh- und Setzungsverhaltens in Massenmehrungen niedergelegt.

Ebenso wurden im Rahmen der Auftragsvergabe einige Positionen im Leistungsverzeichnis als Bedarfspositionen ausgewiesen. Diese Positionen wurden während der Ausführung der Leistungen tatsächlich benötigt, was zu zusätzlichen Kosten geführt hat. Nach Vorlage der Schlussrechnung durch die Firma ERKA Pfahl liegen die Mehrkosten bei 25.055,75 € brutto über dem Auftragsvolumen.

BESCHLUSSVORSCHLAG

1. Mit der Firma Erka Pfahl GmbH aus Baesweiler wird eine Nachtragsvereinbarung Nr. 2 in Höhe von 25.055,75 € geschlossen.

2. Die Schlussrechnung der Firma Erka Pfahl GmbH aus Baesweiler wird zur Auszahlung freigegeben.

TAGESORDNUNGSPUNKT: 16 Ö

Zuschussantrag des Sportschützenvereins Rot
hier: Erneuerung der Kugelfänge 50 M-Schießstand

Der Sportschützenverein 1964 e. V. Rot stellte mit Schreiben vom 06.06.2024 den Antrag auf Bezuschussung zur Erneuerung der Kugelfänge 50 Meterstand. Am 07.05.2024 wurde bei der letzten Regelprüfung beim Sportschützenverein Rot am 50-m-Schießstand irreparable Schäden an den Kugelfängen festgestellt und der Schießstand wurde sofort gesperrt. Erst nach Erneuerung der Kugelfänge wird der Schießbetrieb wieder freigegeben. Die Erneuerung der Kugelfänge ist zwingend notwendig, damit der Sportschützenverein den Schießauflagen des Landratsamtes nachkommen kann. Außerdem werden die Kugelfänge für die bevorstehenden Wettkämpfe und Meisterschaften sowie für die Trainingseinheiten benötigt.

Der Verein hat einen Kostenvoranschlag in Höhe von insgesamt 39.728,42 € bei der Gemeinde eingereicht. Der Kostenvoranschlag beinhaltet das Angebot einer Fachfirma sowie die notwendigen Eigenleistungen der Vereinsmitglieder. Hiervon wäre ein Zuschuss in Höhe von 33 % = 13.110,37 € im Haushalt 2025 einzustellen.

Der Sportschützenverein hat zeitgleich beim Badischen Sportbund einen Antrag auf Bezuschussung gestellt. Hier wurde bereits ein Zuschuss in Höhe von 10.920,00 € in Aussicht gestellt. Mit Schreiben vom 12.07.2024 erhielt der Verein zudem wegen der Dringlichkeit und Unaufschiebbarkeit bereits eine Baufreigabe vonseiten des Badischen Sportbundes. Die Freigabe erfolgt ohne Rechtsanspruch auf Gewährung des Zuschusses.

Aufgrund der Dringlichkeit kam der Sportschützenverein auf die Gemeindeverwaltung zu und bat auch um vorzeitige Baufreigabe.

Nach den derzeit gültigen Vereinsförderrichtlinien vom 31.01.2023 werden nach IV Ziffer 1 Investitionsmaßnahmen gefördert, die im Vereinseigentum verbleiben, uneingeschränkt gemeinnützig, für den ideellen Vereinszweck unverzichtbar und für eigentliche Vereinsaufgaben erforderlich sind. Dies trifft für die zur Förderung beantragte Maßnahme zu. Mit der Investitionsmaßnahme darf erst begonnen werden, wenn dem Verein die schriftliche Entscheidung der Gemeinde über den gestellten Antrag vorliegt.

Der Verein hat signalisiert, die erforderlichen Ausgaben vorfinanzieren zu können. Die Zuschussmittel sind im Haushalt 2024 noch nicht veranschlagt und müssten 2025 eingeplant werden.

BESCHLUSSVORSCHLAG

1. Der Sportschützenverein Rot erhält zur Erneuerung der Kugelfänge 50-m-Schießstand einen Zuschuss in Höhe von 33 % des förderfähigen Aufwandes, mithin die Fördersumme von 13.110,37 €. Die Mittel werden im Haushalt 2025 bereitgestellt.

2. Der Sportschützenverein Rot erhält die Zustimmung zum Maßnahmenbeginn zur Erneuerung der Kugelfänge 50-m-Schießstand.

TAGESORDNUNGSPUNKT: 17 Ö

Zuschussantrag des Sportschützenvereins Rot
hier: Erneuerung der Öltanks

Der Sportschützenverein 1964 e. V. Rot stellte mit Schreiben vom 04.04.2024 den Antrag auf Bezuschussung zur Erneuerung der Öltanks im Vereinsheim.

Die vorhandenen Öltanks auf der Anlage des Sportschützenvereins Rot sind über 30 Jahre alt und sind noch aus Metall. Diese Öltanks wurden im Freien in einer Vertiefung installiert und später mit einer Überdachung geschützt. Der Austausch der Öltanks ist dringend notwendig, um das Risiko von Leckagen und Umweltschäden zu minimieren bzw. zu vermeiden. Eine weitere Betankung kann nicht mehr vorgenommen werden, da diese sehr riskant sei.

Damit das Vereinsleben im kommenden Winter weiter aufrechterhalten werden kann, ist eine Sanierung bzw. Erneuerung der Öltanks unumgänglich. Die Demontage des Tankraumes sowie die Vorbereitung zur Aufstellung der neuen Tanks werden in Eigenleistung durch die Vereinsmitglieder vorgenommen. Die geschätzten Kosten (Erneuerung des Tanks und Eigenleistung) belaufen sich auf 9.407,77 €. Hiervon wäre ein Zuschuss in Höhe von 33 % = 3.104,56 € im Haushalt 2025 einzustellen.

Nach den derzeit gültigen Vereinsförderrichtlinien vom 31.01.2023 werden nach IV Ziffer 1 Investitionsmaßnahmen gefördert, die im Vereinseigentum verbleiben, uneingeschränkt gemeinnützig, für den ideellen Vereinszweck unverzichtbar und für eigentliche Vereinsaufgaben erforderlich sind. Dies trifft für die zur Förderung beantragte Maßnahme zu. Mit der Investitionsmaßnahme darf erst begonnen werden, wenn dem Verein die schriftliche Entscheidung der Gemeinde über den gestellten Antrag vorliegt. Die entsprechenden Zuschussmittel sind im Haushalt 2024 nicht einkalkuliert und müssten daher im Haushalt 2025 veranschlagt werden.

BESCHLUSSVORSCHLAG

1. Der Sportschützenverein Rot erhält zur Erneuerung der Öltanks einen Zuschuss in Höhe von 33 % des förderfähigen Aufwands, mithin die Fördersumme von 3.104,56 €. Die Mittel werden im Haushalt 2025 bereitgestellt.

2. Der Sportschützenverein Rot erhält die Zustimmung zum Maßnahmenbeginn zur Erneuerung der Öltanks im Vereinsheim Wieslocher Straße.

TAGESORDNUNGSPUNKT: 18 Ö

Erweiterung der Druckerei Nussbaum Medien sowie die Errichtung einer Tiefgarage und einer Akademie; Verlängerung/Ausbau der Opelstraße zwischen den Grundstücken Nussbaum und Golfclub

Auf die bereits mehrfach erfolgten Beratungen und Beschlussfassungen wird verwiesen.

Da die ersten und ausführlichsten Beratungen in der Angelegenheit bereits 2019 erfolgten, ist als Einstieg die Vorlage vom Dezember 2019 beigefügt.

Die erforderlichen Beschlüsse zum Thema Verkauf von Teilflächen bzw. des Grünstreifens wurden bereits im November 2020 gefasst.

Die erforderliche Änderung des Bebauungsplans „Gewerbepark“ wurde mit dem Aufstellungsbeschluss im November 2020 gestartet. Der Satzungsbeschluss erfolgte dann im September 2022. Ein Bodengutachten wurde 2020 gefertigt, auch wurden 2020 die entsprechenden Vorplanungen vorangetrieben sowie Leitungserkundungen von Bestandsleitungen in der Verlängerungstrasse durchgeführt.

Die in der Vorlage erwähnte Rechtsberatung erfolgte ebenfalls in 2020. Der Entwurf eines städtebaulichen Rahmenvertrages wurde ausgearbeitet, der jedoch erst abgeschlossen werden sollte, wenn final alle Rahmenbedingungen geklärt werden konnten. Da der Bebauungsplan dann im September 2022 beschlossen wurde, wurde vom Anwalt darauf hingewiesen, dass ein städtebaulicher Rahmenvertrag nicht mehr erforderlich ist, da bereits der Satzungsbeschluss für den Bebauungsplan vorliegt. Anstelle des städtebaulichen Rahmenvertrags, wäre jetzt ein Erschließungsvertrag die richtige Ausgestaltung.

Die zeitlichen Verzögerungen bis zum Juli diesen Jahres, waren im Wesentlichen dem geschuldet, dass es bis zum Sommer diesen Jahres keine verbindliche Einigung mit der Unteren Naturschutzbehörde hinsichtlich der artenschutzrechtlichen Maßnahmen sowie der ökologischen Ausgleichsmaßnahmen gegeben hat. Mehrere Vorschläge für die Ausweisung und Ausgestaltung der Ausgleichsmaßnahmen mussten wieder verworfen werden, da keine Zustimmung von der Unteren Naturschutzbehörde (UNB) erfolgte.

Final und auf Zustimmung durch die UNB erfolgte nun die Flächenausweisung im Bereich des alten Wasserwerks. Nachdem auch dieses Thema endlich gelöst werden konnte, erfolgte im Juni dieses Jahres die Vorlage eines Entwurfs für den Erschließungsvertrag „Verlängerung Opelstraße“ gemäß § 11 BauGB. Für den Abschluss dieses Vertrages ist nun eine Beschlussfassung im Gemeinderat erforderlich.

Aufgrund der zwischenzeitlich langen Lauf- und Bearbeitungszeit dieses Projektes, wird von Seiten Nussbaum Medien angeregt und darum gebeten, die Beschlusslage zum Punkt „Kostenbeteiligung der Gemeinde“ noch einmal zu überdenken und von der beschlossenen Kostenbeteiligung von pauschal 450.000,00 € zum damals ebenfalls angesprochenen Vorschlag einer 50-prozentigen Kostenbeteiligung ohne Pauschalisierung und Obergrenze zu ändern. Das Ansinnen von Nussbaum Medien ist aus Sicht der Verwaltung aufgrund der langen Planungs- und Abstimmungslaufzeit, Teuerungen im Baubereich und Inflation durchaus nachvollziehbar.

Dieser Wunsch resultiert auch aus der Tatsache, dass die herzustellenden Ausgleichsflächen und durchzuführenden Ausgleichsmaßnahmen deutlich aufwendiger und teuer werden wie ursprünglich angedacht. Die Maßnahmen werden sich nach einer Schätzung vom Büro auf ca. 50.000,00 € bis 60.000,00 € belaufen.

Dieser Vorlage beigefügt sind:

- Die ursprüngliche Vorlage vom 03.12.2019 mit entsprechenden Anlagen.

- Eine Übersicht über die Verfahrensvermerke der Änderung des Bebauungsplans „Gewerbepark 6. Änderung“.

- Bebauungsplan „Gewerbepark St. Leon-Rot, 6. Änderung.

- Die Ausarbeitung zur Aufwertung und Pflege der neuen Ausgleichsflächen.

- Der Entwurf des Erschließungsvertrags.

ANLAGE

1 Ursprüngliche Vorlage vom 03.12.2019 mit Anlagen

2 Verfahrensvermerke der Änderung des Bebauungsplans

3 Bebauungsplan Gewerbepark St. Leon-Rot 6. Änderung

4 Ausarbeitung zur Aufwertung und Pflege der neuen Ausgleichsflächen

5 Entwurf des Erschließungsvertrags

BESCHLUSSVORSCHLAG

1. Die Kostenbeteiligung der Gemeinde wird auf 50 % ohne Pauschalisierung und Obergrenze festgelegt.

2. Dem beigefügten Entwurf des Erschließungsvertrages vom 19.06.2024 wird zugestimmt.

3. Der Bürgermeister wird ermächtigt, den Erschließungsvertrag abzuschließen

TAGESORDNUNGSPUNKT: 19 Ö

Änderung des Bebauungsplans „Erweiterung Vereinsgelände“ – Erweiterung des Baufensters für die Errichtung eines Mehrzweckgebäudes auf dem Gelände des VfB St. Leon beim Förderstützpunkt

Auslöser für die Änderung des Bebauungsplans „Erweiterung Vereinsgelände“ ist ein Termin von Herrn Westerberg (Sport-Verantwortlicher der Dietmar-Hopp-Stiftung), Herrn Zwanziger (Leiter Förderstützpunkt) und Vertretern des VfB St. Leon, Mitte 2023 in dem es um den Erweiterungsbedarf des Frauenförderstützpunktes aufgrund der beengten Situation vor Ort ging. Nach Rücksprache mit dem Landratsamt würde eine durch einen Bauantrag gestellte Erweiterung die Grundzüge der Planung verletzen. Daher ist eine Erweiterung des Vereinsgebäudes nur mit einer Änderung des bestehenden Bebauungsplans möglich.

Zum Hintergrund: Das bestehende Gebäude auf dem Gelände des VfB St. Leon wurde von 2008 bis 2009 erstellt und wird derzeit vor allem von der TSG 1899 Hoffenheim e. V. Frauenfußball, Anpfiff ins Leben e. V. und FortSchritt St. Leon-Rot e. V. genutzt.

Aufgrund der Professionalisierung im Frauenfußball und der Tatsache, dass die TSG 1899 Frauen große Erfolge feiern und seit 2013 in der 1. und 2. Frauen-Bundesliga spielen, ist das derzeitige Gebäude zu klein. Neben den beiden Frauenteams nehmen fünf Juniorinnen-Mannschaften am Trainings- und Spielbetrieb teil. Auch die Angebote von Anpfiff ins Leben e. V., die unter anderem auch von den Jugendlichen des VfB St. Leon angenommen werden, erfordern erhöhten Raumbedarf.

Durch die Anforderungen an einen modernen Spielbetrieb, vor allem der TSG 1899 Frauen, sind zusätzliche Büros und Räumlichkeiten für den sportlichen Bereich erforderlich. Hierzu zählen ein moderner Kraftraum, Umkleideräume sowie Räume für eine Küche mit angrenzender Kantine und Besprechungsräume.

Eine detaillierte Überprüfung der vorhandenen Räumlichkeiten vonseiten der Vereine hat ergeben, dass die o.g. Anforderungen nicht im Bestandsgebäude realisiert werden können. Auch eine Erweiterung des Gebäudes im bestehenden Baufenster ist nicht zielführend. Die große Anzahl der dringend benötigten Räumlichkeiten schließen dies aus. Alleine die deutlich angestiegene Zahl der hauptamtlichen Mitarbeiter am Frauen- und Mädchenförderzentrum zeigt, wie schwierig die derzeitige Situation, bei nur drei vorhandenen Büroräumen im Erdgeschoss des aktuellen Mehrzweckgebäudes ist. Zur Eröffnung im Jahr 2009 waren zwei hauptamtliche Mitarbeiter beschäftigt. Zur kommenden Saison 2024/2025 sind es neun hauptamtliche Mitarbeiter im administrativen und operativen Bereich.

Die Professionalisierung im Frauenfußball bringt zudem sehr große Anforderungen an die Mitarbeiter im sportlichen Bereich mit sich. Mittlerweile arbeiten zehn Trainerinnen und Trainer hauptamtlich am Förderzentrum. 2009 gab es keinen Trainer, der in Vollzeit angestellt war.

Hinzu kommt, dass die TSG 1899 Hoffenheim vom Deutschen Fußball-Bund als einer von fünf Vereinen für das Projekt „FLZW“ (Frauenfußball-Leistungszentrum weiblich) ausgewählt wurde. Die Anforderungen an die Spitzenteams im deutschen Fußball werden auch im Juniorinnen- und Frauenfußball mit der Einführung der FLZWs künftig weiter steigen. Weitere hauptamtlich beschäftigte Mitarbeiter und Trainer werden benötigt.

Durch die Kooperation des VfB St. Leon e. V. mit der TSG 1899 Hoffenheim werden die Vereinsmitglieder des VfB St. Leon e. V. die neugeschaffenen Räume ebenfalls nutzen können.

Aktuell gibt es zwei mögliche Bereiche (rot markiert) für die Erweiterung des Baufensters und damit den Bau eines Mehrzweckgebäudes. Allerdings soll nur einer davon umgesetzt werden. Aufgrund der oben genannten Aspekte sieht die Verwaltung die Änderung des Bebauungsplans positiv und empfiehlt, das erforderliche Verfahren einzuleiten. Die Kosten für die Bebauungsplanänderung sind, wie auch beim ersten Plan, vom Antragsteller zu tragen.

ANLAGE

1 GR 240924 – Schreiben VfB zu BP Änderung und Lageplan

BESCHLUSSVORSCHLAG

Der Gemeinderat beschließt, das erforderliche Verfahren zur Änderung des Bebauungsplans einzuleiten.

TAGESORDNUNGSPUNKT: 20 Ö

Einführung eines Dokumenten-Management-Systems (DMS): Scannen von Akten im Bereich Bauamt und Personalamt
Hier: Freigabe der Ausschreibungen

In der öffentlichen Sitzung des Gemeinderates am 28.11.2023 stimmte der Gemeinderat der Beschaffung des Dokumenten-Management-Systems (DMS) „Regisafe“ zu. Zudem wurden die damit verbundenen Gesamtkosten des Projektes, das sich über mehrere Jahre erstreckt, bewilligt. Diese enthielten unter anderem eine erste Schätzung für die Verscannung von Akten. Die Schätzung für die Scannleistung Personalakten belief sich auf 25.000,- €. Die Schätzung für die Scannleistung Bauakte betrug 35.000,- €.

Im Zuge der voranschreitenden Einführung des DMS „Regisafe“ zur digitalen Aktenführung wurde bereits zu Beginn in der internen Analyse festgestellt, dass im Bereich der Bauakten und der Personalakten nur ein effizientes Arbeiten im neuen System möglich sein wird, wenn die Papieraktenbestände digitalisiert werden. Anders als in anderen Bereichen des Rathauses wird hier immer der Altbestand in der täglichen Arbeit benötigt. Ein Hin- und Herspringen zwischen aktuellen Unterlagen digital und den dann alten Papierakten in der Registratur ist zeitaufwändig und herausfordernd für die Bearbeitung. Diese Problematik soll durch einmaliges Digitalisieren durch Einscannen gelöst werden. Dann steht die vollständige Akte digital im neuen System zur Verfügung. Die Verwaltung erhofft sich langfristig eine Beschleunigung in der Bearbeitung von Vorgängen durch das DMS, weil unter anderem die Volltext-Suchfunktion die Arbeit stark erleichtert. Im Bauamt wird in den nächsten Monaten der digitale Bauantrag unter Führung des Kreises zum Einsatz kommen. Daher wird der Zufluss an neuem Papier für die Akten versiegen. Um die Akten nicht hybrid führen zu müssen, ist eine Scannung sinnvoll. Die Justiz in Baden-Württemberg wird bis Ende nächsten Jahres rechtlich komplett zur digitalen Aktenführung verpflichtet sein. Ebenso wird hier bereits heute ein digitaler Aktenaustausch erwartet und ist in der Digitalisierungsstrategie des Landes vorgesehen. Wenn es zu rechtlichen Anfragen kommt, finden diese am häufigsten im Bereich Bau und Personal statt.

Die Personalakten sind in zwei Bereiche gegliedert, Altakten von ausgeschiedenen Mitarbeitenden und Bestandsakten des aktuellen Personals. Beide Bereiche werden verscannt und summieren sich auf circa 500 Personalakten. Hier gibt es keine besonderen Herausforderungen, da die Akten keine Sonderformate oder besondere Papierarten enthalten. Für die Altakten wird die einfachste Form der Scannung gewählt, um Kosten zu sparen.

Im Baubereich werden die reinen Bauakten verscannt, die nach Straßen sortiert geführt werden. Durch die großen Sonderformate von Bauplänen, die maßstabsgetreu erhalten werden müssen, und die vielen historischen Papierarten, die teilweise sehr transparent sind, ist die Komplexität in diesem Bereich weitaus höher. Es liegen aktuell rund 5.700 Bauakten für die Verscannung vor. Die erste Kostenschätzung für das Projekt fand zu einem Zeitpunkt statt, wo die tatsächliche Anzahl der Akten und die Anforderungen noch nicht geklärt waren. Dies ist im Projektverlauf genauer untersucht worden.

Neben der Verscannung der Personal- und Bauakten soll in der Ausschreibung zudem ein optionaler Punkt angefragt werden, um im kommenden Jahr fortlaufend bestehende Papierakten auch aus anderen Bereichen nach Bedarf verscannen zu können. Dies ist nicht pauschal geplant, sondern punktuell nach Einschätzung der Sachbearbeitung, wenn festgestellt wird, dass spezielle Papierakten sehr häufig herangezogen werden müssen. Die Verwaltung plant, eine Möglichkeit zu schaffen, diese Einzelakten regelmäßig gebündelt zum Scannen zu einem Dienstleister zu schicken. Die Erfahrung anderer Kommunen zeigt, dass dies zu Beginn des Prozesses der Akten-Digitalisierung, wenn das Aufkommen noch höher ist, in Summe günstiger ist, als eigenes Personal dafür zu binden. Das Vorgehen wird nach dem ersten Jahr wieder überprüft.

Die aktuelle Kostenschätzung beläuft sich also auf:

Ca. 12.500 € für die Personalakten

Ca. 200.000 € für die Bauakten

Ca. 212.500 € gesamt Kostenschätzung für die Ausschreibung

Zudem ein optionaler Teil für die Verscannung nach Bedarf mit einem Jahreskontingent von ca. 8.000 €.

Die Verwaltung wird eine Bewertungsmatrix für die Vergabe festlegen. Es wird nicht nur der Preis berücksichtigt, sondern auch andere Faktoren wie die örtliche Nähe des Firmensitzes der Anbieter. Da die Akten mehrere Wochen in der Verscannung sind und in der Zwischenzeit vor allem im Baubereich Einsichtsanfragen oder auch juristische Anfragen anfallen können, ist es wichtig, dass immer ein schneller Zugriff gewährt werden kann. Die Einhaltung der DSGVO ist unerlässlich. Die Akten sollten aus Datenschutz- und Sicherheitsgründen Deutschland nicht zum Scannen verlassen. Um sicherzustellen, dass eine einheitliche Qualität der Scans erreicht werden kann und der Prozess mit dem Dienstleister gut abgestimmt werden kann, sollen die Personal- und Bauakten zusammen ausgeschrieben werden. Zudem erhofft sich die Verwaltung einen möglichen Preisvorteil über das große Auftragsvolumen. Es ist davon auszugehen, dass die Verscannung der Bau- und Personalakten circa ein- bis eineinhalb Jahre in Anspruch nehmen wird.

Aufgrund der angespannten Haushaltslage hat die Verwaltung Alternativen geprüft. Eine Verscannung im Haus wäre nur mit zusätzlichen Mitarbeitenden und entsprechender technischer Ausstattung machbar. Die organisatorischen Aufwände wären hoch (Raumnot im Rathaus, Schulungen, befristete Fachkräfte finden etc.). Die Dauer des Projekts wäre laut Hochrechnung mit einer internen Umsetzung doppelt so lange und wahrscheinlich sogar teurer für die Gemeinde. Die Umsetzung im Haus ist im kommunalen Bereich bislang wenig erprobt und es gibt keine Referenzen, die bisher dazu befragt werden konnten. Die meisten anderen Kommunen vertrauen auf die Expertise externer Anbieter, weil dort die nötige Fachkompetenz bereits vorhanden ist.

Die erforderlichen Mittel werden im Haushalt 2025 und entsprechend dem Projektverlauf Restmittel in 2026 eingeplant.

BESCHLUSSVORSCHLAG

Die Verwaltung wird mit der Vorbereitung und Durchführung der Ausschreibung beauftragt. Die erforderlichen Mittel werden im Haushalt 2025 und Restmittel 2026 entsprechend des Projektverlaufs zur Verfügung gestellt.

TAGESORDNUNGSPUNKT: 21 Ö

Information zum Planungsstand der Neu- und Ausbaustrecke Mannheim-Karlsruhe

In Anbetracht der geplanten Neu- und Ausbaustrecke Mannheim-Karlsruhe möchte die Gemeindeverwaltung über den aktuellen Planungsstand dieses Projektes informieren.

Ergebnis des aktuellen Planungsstandes sind zwei Optionen, die vertiefend im Rahmen des Variantenvergleichs untersucht werden.

Option 1

Es werden in Mannheim zwei zusätzliche Gleise benötigt. Für diese Option werden 8 Linienvarianten vertiefend untersucht und miteinander verglichen.

• Auf rechtsrheinischer Seite werden 6 durchgängige Linienvarianten weiterverfolgt

• „R1-M3“, „R2-M3“, „R3-M3“, „R4-M3“, „R5-M3“, „R6-M3“

• Rheinquerend werden zwei durchgängige Linienvarianten (link-rechts-querend) weiterverfolgt

• „LR4-M5“, „LR6-M5“

Option 2

Es werden in Mannheim keine zusätzlichen Gleise benötigt. Notwendig wäre allerdings ein zweigleisiger Ausbau des Abzweiges Rennplatz in Richtung Rangierbahnhof sowie weitere kleinere Ausbaumaßnahmen.

• Für diese Option werden sechs rechtsrheinische Linienvarianten vertiefend untersucht und miteinander verglichen.

• „R1-B“, „R2-B“, „R3-B“, „R4-B“, „R5-B“, „R6-B“

Betroffenheit von St. Leon-Rot zum Stand der aktuellen Planung

Werden in Mannheim zwei zusätzliche Gleise benötigt (Option 1) ist St. Leon-Rot bei drei der übrig gebliebenen acht Varianten betroffen.

Varianten, von denen SLR bei Option 1 betroffen ist: R5-M3, R6-M3, LR6-M5

Werden in Mannheim keine zusätzlichen Gleise benötigt, ist SLR bei zwei der sechs übrig gebliebenen Varianten betroffen.

Varianten, von denen SLR bei Option 2 betroffen ist: R5-B, R6-B

Zur geplanten Neu- und Ausbaustrecke Mannheim-Karlsruhe existiert von der Deutschen Bahn AG eine entsprechende Internetplattform, auf welcher alle Informationen zur Bahntrasse und zu den bisher stattgefundenen Dialogforen hinterlegt sind.

Die genannte Internetplattform lässt sich unter folgendem Link öffnen: www.mannheim-karlsruhe.de

Auf dieser Plattform besteht zudem Zugriff auf eine sogenannte „interaktive Karte“, mit welcher alle Informationen zu den weiterzuverfolgenden Linienvarianten nachvollzogen werden können.

Ergänzend hierzu befindet sich auf dieser Plattform unter dem Reiter „interaktive Karte“ im Bereich „Planungsschritte – Weiterzuverfolgende Linienvarianten“ ein Link zu detaillierten Steckbriefen zu den entsprechenden Linienvarianten. Diese Steckbriefe werden seitens der Deutschen Bahn AG allerdings erst im November 2024 auf den aktuellen Stand der interaktiven Karte gebracht.

Den Planungen für dieses Bahnprojekt liegen die aktuellen und die prognostizierten Zugzahlen zugrunde. Bei der Prognose handelt es sich um die für das Jahr 2030 prognostizierten Zugzahlen unter Berücksichtigung des Deutschlandtakts.

Für einen Variantenentscheid sind zum jetzigen Zeitpunkt noch nicht alle baulichen und verkehrlichen Kriterien abschließend bewertet. Daher werden ergänzend zur Bestandslösung weiterhin Linienführungen für zwei zusätzliche Gleise im Raum Mannheim untersucht und im Variantenvergleich berücksichtigt.

Entscheidend für das weitere Vorgehen und Ausschlussverfahren der noch bestehenden Linienvarianten wird allerdings die Zugzahlprognose 2040 sein. Momentan erarbeiten die Gutachter des Bundes die genannte Verkehrsprognose 2040. Sobald diese Gültigkeit erlangt, wird die Planung für die Neu- und Ausbaustrecke Mannheim – Karlsruhe in Hinblick auf die neuen Zugzahlen überprüft und falls erforderlich aktualisiert. Auf dieser Basis kann dann im weiteren Verlauf eine Vorzugsvariante erstellt werden.

Aktuell ist noch nicht sicher bzw. bekannt, wann der Deutschen Bahn AG diese Zugzahlprognose vorliegen wird. Im letzten und gleichzeitig 12. Dialogforum der geplanten Bahntrasse, wurde seitens der Deutschen Bahn AG erwähnt, dass die genannte Zugzahlprognose 2040 vermutlich erst Ende 2024 bzw. Anfang erstes Quartal 2025 zur Verfügung stehen werden.

Über entsprechende Neuigkeiten wird die Gemeindeverwaltung rechtzeitig informieren.

Die Gemeindeverwaltung möchte an dieser Stelle deutlich machen, dass uns durch den Besuch der Dialogforen keine anderen bzw. weiteren Informationen vorliegen, als solche, die der Öffentlichkeit durch die oben hinterlegte Plattform, frei zur Verfügung gestellt werden. Der Input der genannten Dialogforen wird vollständig auf dieser Internetseite hochgeladen und somit der Öffentlichkeit bereitgestellt. Auf diese Weise wird der Allgemeinheit ein gleichrangiger Zugriff auf die entsprechenden Informationen gewährleistet. Ein Mehrwert durch eine Informationsveranstaltung der Gemeinde ist nicht zu erkennen.

Alternativ zu einer Informationsveranstaltung im Harres könnte man eine entsprechende Veranstaltung im Ratssaal stattfinden lassen.

Möglich wäre, dass Bürgerinnen und Bürger im Rahmen einer Kurzveranstaltung den Ratssaal besuchen können. Dort könnte die Gemeindeverwaltung die ihnen vorliegenden Informationen teilen und für Fragen der Bevölkerung zur Verfügung stehen. Im Ratssaal könnten hierfür zusätzlich Pläne der weiteren Linienvarianten, von denen St. Leon-Rot betroffen sind, aufgehängt werden, um Bürgerinnen und Bürgern einen Überblick zu verschaffen.

Mit der Informationsveranstaltung im Ratssaal könnten Kosten für das Mieten des Harres eingespart werden.

BESCHLUSSVORSCHLAG

1. Gemeinderat möge darüber entscheiden, ob die Gemeindeverwaltung beauftragt wird, die Öffentlichkeit im Rahmen einer Informationsveranstaltung im Ratssaal ohne Beteiligung der Deutschen Bahn AG über den geschilderten Planungsstand zu informieren.

TAGESORDNUNGSPUNKT: 22 Ö

Verschiedenes

TAGESORDNUNGSPUNKT: 23 Ö

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