Aus erster Hand - der Bürgermeister informiert

Liebe Mitbürgerin

und lieber Mitbürger,

vor nicht einmal einer Woche wurde die Uhinger Stadtverwaltung angegriffen. Damit meine ich aber nicht den Rathaussturm der Butzbachhexa am Gombigen Doschdig, sondern einen tatsächlichen Angriff, der dank unserer Abwehrmechanismen zum Glück unterbunden werden konnte. Die Rede ist von einem Cyber-Angriff. Dass es nur beim Versuch geblieben ist und keine Daten gestohlen werden konnten, ist der guten Arbeit unserer IT-Abteilung zu verdanken.

Die Anforderungen an die Sicherheit der IT haben sich in den vergangenen Jahren rasant geändert. Unsere drei IT-Mitarbeiter sind zuständig für die Informationstechnologie in den Bereichen: Kindergärten, Rathaus, Kämmerei, Bauamt, Außenstellen in Holzhausen, Baiereck und Sparwiesen, Klärwerk, Bauhof, Jugendhaus und K1, Sozialstation sowie unsere Schulen. Hinzu kommen Cloudanwendungen und die Homepage. Insgesamt werden hierfür 8 Server und 62 virtuelle Server benötigt. Darauf laufen zahlreiche Programme, werden unzählige Daten entsprechend der gesetzlichen Vorgaben gesichert und für die Schulen pädagogische Netze sowie Verwaltungsnetzwerke betrieben.

Hinzu kommen die sogenannten Endgeräte: Computer, Notebooks, Handys und Tablets – für die Stadtverwaltung, die Stadträte und auch Schulen. Dabei möchte ich an dieser Stelle explizit betonen, dass die EDV-Betreuung der Schulen und ihrer mehr als 1600 Nutzerinnen und Nutzer durch uns als Stadt eine freiwillige Leistung ist und wir eigentlich nur die Geräte zur Verfügung stellen müssten.

Durch ein internes Ticketing-System können Anwenderinnen und Anwender aller oben aufgeführten Bereiche technische Probleme melden, die unsere IT der Relevanz und unter Berücksichtigung zu erwartender Gefahren abarbeitet. Seit Inbetriebnahme dieses Ticketings gingen etwa 7300 Anfragen ein: Das sind pro Tag etwa 10 Probleme, deren Lösung äußerst komplex sein kann.

Vorteile einer eigenen IT-Abteilung

In den vergangenen Jahren waren immer wieder mal Schlagzeilen in den Medien zu lesen, dass Kriminelle sich in die Server von Schulen gehackt und einen enormen Schaden angerichtet haben. In diesen Fällen war die IT meistens ausgelagert. Dadurch, dass wir unsere eigene IT-Abteilung mit fachlich hervorragenden Profis haben, verfügen wir nicht nur über die Expertise im Haus. Wir sparen auch Ausgaben, indem wir keine externen IT-Dienstleistungen einkaufen müssen.

Das Bereitstellen des digitalen Arbeitens ist aber nur ein Teil unserer IT. Ein anderer widmet sich der Digitalisierung der internen Prozesse sowie Service-Angebote für Sie, liebe Bürgerin und lieber Bürger. In diesem Bereich befinden wir uns mittlerweile im operativen Segment, also mitten in der Umsetzung einiger Abläufe, auf die ich in den folgenden Zeilen näher eingehen möchte:

• Online-Terminvereinbarungen: Termine beim Einwohnermeldeamt können seit einem Jahr für unterschiedliche Anliegen im Pass- und Meldewesen auf www.uhingen.de vereinbart werden. Die Nachfrage ist groß, manche Menschen buchen sich einen Termin ein halbes Jahr im Voraus. Das soll künftig auch im Standesamt und Rentenservice möglich sein.
• PointID: Das Aufnahmesystem ermöglicht die sichere Erfassung von Lichtbildern, Fingerabdrücken und Unterschriften für Pass-, Ausweis- und ausländerrechtliche Dokumente und wird in der Verwaltungsstelle in Baiereck benutzt. Auch hierbei ist eine Ausweitung geplant – auf die Verwaltungsstellen in Holzhausen und Sparwiesen sowie das Rathaus.
• Digitalisierung des Posteingangs: Dokumente in Papierform werden von der zentralen Poststelle der Stadtverwaltung eingescannt und den jeweiligen Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeitern zur Verfügung gestellt. Somit sparen wir einerseits Papier und andererseits haben alle Mitarbeitenden Zugriff auf die jeweilige Akte, da sie in unserem Verwaltungssystem verfügbar ist.
• E-Akte: Was in den vergangenen Jahrzehnten in Aktenschränken abgelegt wurde, soll künftig digital abrufbar sein: die Akten. Dazu zählen der Schriftverkehr zu einem Vorgang, die ausgefüllten Formulare, gegebenenfalls Pläne, Genehmigungen, Anweisungen und vieles mehr. Hunderttausende solcher eAkten befinden sich bereits in unserem Verwaltungssystem.
• Sicherheit: Um unser komplexes System vor Angriffen von außen zu schützen, plant unsere IT außerdem diverse Tests, um die virtuellen Abwehrmechanismen zu prüfen.

Das sind nur einige der vielen Beispiele der Digitalisierung, die auf der anderen Seite ein Mehr an Reporting, an Monitoring und Datensicherung (vor Diebstahl oder Verlust beispielsweise bei einem Versagen der Technik) abverlangen.

Dabei liegen die Vorteile der Digitalisierung auf der Hand: weniger Termine vor Ort im Rathaus (für Sie, liebe Bürgerin und lieber Bürger), Einsparung von Arbeitszeit zugunsten intensiverer Verwaltungsabläufe und somit effizientere Prozesse sowie eine leichtere Kommunikation zwischen Bevölkerung und Verwaltung. Bei all der Digitalisierung will ich aber auch betonen, dass wir in Uhingen weiterhin die Möglichkeiten anbieten, einen Antrag in Papierform auszufüllen und die Beratungen und Dienstleistungen bei uns zu nutzen.

Es grüßt Sie herzlich,

Ihr Matthias Wittlinger

Bürgermeister Stadt Uhingen