Digitalisierung der Bauakten in der Gemeinde Malsch

Die Gemeindeverwaltung hat in den vergangenen Wochen eine Absichtserklärung mit SAP und dem IT-Dienstleister Komm-One unterzeichnet, um die Verwaltungsabläufe in der Verwaltung zu digitalisieren und zu erleichtern. Der Schwerpunkt liegt aktuell im Baubereich, vor allem in der innerörtlichen Verdichtung. Zunächst mussten jedoch 1.500 Bauakten digitalisiert werden, wofür die Firma Infoscan aus Sinsheim als regionaler Partner gewonnen werden konnte.

Wie werden die Akten digitalisiert?

Infoscan, marktführend in der Aktendigitalisierung, holt die Unterlagen sicher in Metallkisten beim Kunden ab. Der Kunde entscheidet, welche Dokumente zurückgegeben oder fachgerecht entsorgt werden. Der Digitalisierungsprozess erfordert viel Handarbeit, da alle Akten händisch aufbereitet werden müssen, bevor diese gescannt werden können. Hochleistungsgeräte kommen zum Einsatz, um auch große Formate und Mikrofiche zu verarbeiten.

Die von Infoscan eigens entwickelte Software ermöglicht eine schnelle und effiziente Digitalisierung. Durch Indexierung werden die Dateien „durchsuchbar“ gemacht, wobei eine künstliche Intelligenz bis zu 99 Prozent der Inhalte erkennt und diese so vielseitig nutzbar macht.

Die Firma Infoscan bietet neben der Digitalisierung auch die Automation von Geschäftsprozessen an. Es wird den Kunden ermöglicht, eigene hausinterne Prozesse schneller, schlanker und effektiver zu gestalten.

Um auch in anderen Bundesländern regional und ohne große Fahrtwege agieren zu können, hat Infoscan Partner vor Ort geschult und mehrere Standorte bundesweit ausgebaut.

Bürgermeister Greulich zeigte sich nach der Betriebsbesichtigung bei der Firma Infoscan beeindruckt. „Es freut mich, dass wir für die Gemeinde Malsch den Marktführer bei der Digitalisierung von Dokumenten gewinnen konnten. Wir sind auf dem richtigen Weg, einen Mehrwert für die Bürgerinnen und Bürger in Malsch, Wirtschaftsbetrieben und der Gemeindeverwaltung zu schaffen.“