Fortschritte bei der Digitalisierung der Stadtverwaltung

Digitalisierung der Verwaltung im Rathaus Öhringen: Effizienzsteigerung und Bürokratieabbau durch innovative Projekte

Die Stadtverwaltung Öhringen treibt die Digitalisierung mit einem engagierten Digi-Team voran, um interne Prozesse zu optimieren und den Bürgerservice zu verbessern. Unter der Leitung des Digitalisierungsbeauftragten Christian Deibert und unterstützt von Vertreterinnen und Vertretern aus jedem Amt werden in regelmäßigen Abständen Treffen abgehalten, um aktuelle Herausforderungen zu besprechen und gemeinsam Lösungen zu erarbeiten.

Ziele und Maßnahmen

Derzeit konzentriert sich die Stadtverwaltung darauf, interne Prozesse effizienter zu gestalten, um die Leistungen für die Bürgerinnen und Bürger schneller und unkomplizierter zu erbringen. Ein zentrales Element der Strategie ist das Onlinezugangsgesetz (OZG 2.0), das die Schriftformerfordernis abschaffen und somit die Digitalisierung vieler Bürgerdienstleistungen ermöglichen soll.

Digitalisierung für Bürgerinnen und Bürger

Online-Terminvergabe

Einfache Online-Termine für Angelegenheiten beim Standesamt und Einwohnermeldeamt unter www.oehringen.de

Virtuelles Bauamt

Bauanträge können jetzt einfach online über www.oehringen.de/rathaus-verwaltung/online-dienstleistungen eingereicht werden – ab 1. Januar 2025 ist nur noch der digitale Weg möglich.

ePayment

Einführung von ePayment-Lösungen, die bereits im Bereich Bußgelder, Personenstandsurkunden (Eheurkunde/Geburtsurkunde) und in der Bücherei genutzt werden, und schrittweise Ausweitung auf alle digitalen Leistungen.

Mängelmelder über die Homepage

Schäden oder Störungen im Stadtgebiet sowie defekte Straßenlaternen können über www.oehringen.de/rathaus-verwaltung/online-dienstleistungen/maengelmelder gemeldet werden. Anderes Feedback oder Anregungen können Sie gerne über das dortige Kontaktformular einreichen.

Gewerbeanmeldung

Ebenfalls über die Homepage. Sie erhalten die Bestätigung Ihrer Gewerbeanmeldung, den Gewerbeschein, mit der Gebührenrechnung innerhalb von drei Tagen zugeschickt. Die zuständige Stelle leitet die Gewerbeanmeldung an andere Stellen wie zum Beispiel das Finanzamt, die Handwerkskammer oder die Industrie- und Handelskammer, das Registergericht und die Berufsgenossenschaft weiter.

Kindergarten-App

Elternkommunikation und Termine.

Jugendmusikschul-App

Unterstützung beim Unterricht und der Kommunikation mit Schülern und Eltern. Auch Versand der Gebührenbescheide über die App.

Digitale Parkgebühren

Über die Parkster-App.

Interne Digitalisierungs-Projekte im Rathaus

Digitale Aktenführung

Einführung digitaler Akten im Personalamt, Ausländeramt, bei den Straßenakten und ausgewählten Bereichen der Kämmerei. Nach und nach sollen alle Abteilungen der Stadtverwaltung folgen, was die Effizienz weiter erhöht und den Verwaltungsaufwand minimiert.

Intranet

Einführung eines Intranets zur Reduzierung der internen Bürokratie. Dort steigern demnächst digitale Anträge, Workflows und eine zentrale Auffindbarkeit aller relevanten Mitarbeiterinformationen die Effizienz. Dazu: Digitale Anträge für Dienstreisen und damit verbundener Aufwand werden reduziert, was die Effizienz der Verwaltungsarbeit erhöht.

Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI)

Untersuchung des Einsatzes von KI zur Prozessautomatisierung, um wiederkehrende einfache Arbeiten durch Bots erledigen zu lassen und so die Mitarbeiter zu entlasten.

Personalisierte Serienmails

Entwicklung eines einfachen Add-ins für Outlook, um personalisierte Serienmails mit Anhängen zu versenden. Dazu: Testphase für den digitalen Postausgang, der das Drucken, Falten und Kuvertieren überflüssig macht und den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ermöglicht, sich auf ihre Kernaufgaben zu konzentrieren.

Schulungsplattform für Mitarbeitende

Fortbildungen können nun online am Arbeitsplatz absolviert werden.

„Diese Projekte sind nur einige Beispiele dafür, wie das Öhringer Digi-Team daran arbeitet, interne Prozesse zu verbessern und den zusätzlichen Aufwand durch Bürokratie zu reduzieren. Ziel ist es, eine moderne und effiziente Verwaltung zu schaffen, die den Bedürfnissen der Bürger gerecht wird und gleichzeitig die internen Arbeitsabläufe optimiert“, sagt Öhringens Digitalisierungsbeauftragter Christian Deibert.