Musikfest 2025 – ein Blick hinter die Kulissen

Ein Musikfest wie unseres ist nicht in ein paar Tagen geplant und organisiert. Tatsächlich laufen die Vorbereitungen schon seit Monaten – und nicht nur musikalisch.
Bevor also am 9. Mai der erste Ton erklingt, sind unzählige Stunden Arbeit hinter den Kulissen nötig:
Pläne werden geschmiedet, Helferlisten erstellt, Bühnen organisiert, Genehmigungen eingeholt, Getränke bestellt, Einkaufslisten geschrieben, Musikgruppen angefragt und eingeladen, Plakate entworfen und verteilt, Equipment auf Funktionalität überprüft, Zeitpläne abgestimmt – und das ist nur ein kleiner Ausschnitt.

Hinter all dem steckt ein Team aus engagierten Vereinsmitgliedern, das mitanpackt, organisiert, koordiniert und manchmal auch improvisiert – oft neben Beruf, Familie und Probenbetrieb. Denn so ein Fest funktioniert nur, wenn viele mithelfen.

Und das tun sie mit Herzblut – für die Musik, für Schwieberdingen und für ein Wochenende, das sich sehen und hören lassen kann.

Ein Blick in die alten Protokolle der Vorstandsitzungen offenbart: Der erste Eintrag zum Musikfest 2025 und zum Jubiläumsjahr ist von der Sitzung am 17. April 2023. Ja, richtig gelesen, das ist bereits zwei Jahre her! Kurz darauf gab es auch schon das erste Treffen mit dem Blasmusik-Kreisverband Ludwigsburg zur Abstimmung zum Kreismusikfest. Und seither ist das Jubiläum und vor allem das (Kreis)Musikfest Thema bei jeder Vorstandssitzung gewesen.

Eine der größten Herausforderungen für jedes Musikfest ist es, Bands und Kapellen zu organisieren. Entsprechend früh beginnt hier also auch die Planung. Und weil Termine oft langfristig geplant werden, müssen Kapellen auch manchmal absagen, weil sie an diesem Tag schon vergeben sind. Hinter den Kulissen behält Schriftführer Manuel Krahl den Überblick und organisiert die Kapellen, die am Festwochenende bei uns spielen, ebenso wie unsere Termine. Denn natürlich gibt’s dann auch einen Gegenbesuch von uns, wenn die anderen Musikvereine ein Fest haben.

Nicht nur die Gastkapellen müssen organisiert werden, auch unsere Orchester bereiten sich aufs Musikfest vor. Oldies, Jugendkapelle und Blasorchester sind am Festwochenende alle im Einsatz und proben bereits seit Jahresanfang das „Sommerprogramm“. Zusätzlich zu den regulären Orchesterproben treffen sich unsere Sängerinnen und Sänger seit Januar einmal pro Woche und üben fürs Showprogramm. Sie müssen nicht nur stimmlich topfit sein, sondern auch textlich. Auch das Zusammenspiel mit mehreren Sänger*innen will geprobt sein. Außerdem suchen sie für manche Titel auch noch passende Kostüme oder es werden zusätzlich noch Tänze einstudiert.

Auch im Wirtschaftsausschuss beginnen die Vorbereitungen aufs Fest schon sehr früh: Bereits ein bis zwei Monate NACH einem Musikfest beginnt die Planung fürs nächste. Der Wirtschaftsausschussvorsitzende Kim Hönes überprüft, welche Mengen von was (Essen, Getränke) am letzten Fest gebraucht wurden und passt entsprechend die Einkaufslisten an. Dann geht es direkt in die Verhandlungen mit den Lieferanten, damit man hier eine gewisse Sicherheit hat – für beide Seiten.

Bei unseren Schatzmeisterinnen sieht es ähnlich aus: Bereits im Juli/August geht die Bestellung für das Festzelt fürs kommende Jahr raus, im Januar werden Kassenhelfer gesucht und eingeteilt und rund einen Monat vor dem Fest wird Wechselgeld bestellt.

Ebenfalls wichtig bei der Festvorbereitung: das Marketing. Denn irgendwie müssen die Menschen ja auch davon erfahren, dass Musikfest ist. Auch hier wird hinter den Kulissen fleißig gearbeitet. Es werden Plakate und Flyer designt und in Druck gegeben, Social Media-Beiträge geplant, die Website aktualisiert, Artikel und Anzeigen fürs Blättle und Presseinformationen vorbereitet. Alles in enger Abstimmung mit der Vorstandschaft, damit alle wichtigen Informationen enthalten sind.

Und das, liebe Leserinnen und Leser, ist nur ein ganz kleiner Ausschnitt in die vielen kleinen und großen Aufgaben, die im Vorfeld eines Musikfests hinter den Kulissen passieren. Wir wollten aber einfach mal einen kleinen Einblick geben in die Dinge, die man normalerweise nicht sieht – und ein herzliches Dankeschön an alle, die das ganze Jahr über mit anpacken und mitdenken, um ein gelungenes Musikfest auf die Beine zu stellen!

Alle Infos rund ums Musikfest sowie Tickets für die Blech X-Plosion am Freitag gibt's auf www.mv-schwieberdingen.de oder www.kreismusikfest.com.

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