Stadtverwaltung Bad Dürrheim: effizientes Personalmanagement in Zeiten des Wandels

Die Stadt Bad Dürrheim beschäftigt derzeit 274 Mitarbeitende. Darunter befinden sich 13 Beamtinnen und Beamte, 241 Tarifangestellte, 14 Auszubildende sowie sechs ehrenamtliche OrtsvorsteherInnen. Diese Zahlen wurden kürzlich von Sandra Feria Olid, Leiterin des Fachbereichs 3, im Gemeinderat vorgestellt. Der Fachbereich umfasst die Personal- und Organisationsverwaltung, geleitet von Roland Koch, den Kundenbereich IT unter der Leitung von Holger Hannabach sowie den Kundenbereich Digitalisierung.

Für die Personalverwaltung stehen knapp zweieinhalb Vollzeitstellen plus Leitung zur Verfügung. Dies ist auch notwendig, denn seit 2010 ist die Zahl der städtischen Mitarbeitenden um fast 40 % gestiegen, was zwangsläufig zu einem erhöhten Verwaltungsaufwand führt.

Die Aufgaben der Personalverwaltung gehen weit über das bloße Ausschreiben offener Stellen hinaus. Bewerbungen müssen geprüft und neue Mitarbeitende eingestellt werden. Die Verwaltung hat außerdem die Arbeitsverträge im Blick und stellt sicher, dass neue Gesetze, Tarifverträge und Vorschriften eingehalten werden.

Zwischen Oktober 2023 und Oktober 2024 gingen rund 400 Bewerbungen auf die ausgeschriebenen Stellen im Rathaus ein. Allein in diesem Jahr wurden 40 Stellen ausgeschrieben. „Wir müssen jede Bewerbung sorgfältig sichten und beurteilen“, betonte Sandra Feria Olid. Im Juni beispielsweise liefen 39 verschiedene Stellenpublikationen, von Zeitungen über die städtische Website bis hin zu Online-Jobportalen.

Die aussichtsreichsten BewerberInnen werden zu Vorstellungsgesprächen eingeladen. 97 Gespräche fanden allein in diesem Jahr statt, jedes dauerte etwa 45 Minuten. „Das ist viel Zeit, aber wichtig, um passende Mitarbeitende für unsere Verwaltung zu finden“, erklärte Sandra Feria Olid. Neben der Personalabteilung nehmen an diesen Gesprächen auch VertreterInnen der betroffenen Fachbereiche – wie etwa von den Kindertagesstätten – sowie der Personalrat teil.

Um den Bewerbungsprozess zu optimieren, wurde ein digitales Bewerbermanagementsystem eingeführt. Dadurch erhalten die Bewerbenden automatisiert und zeitnah Informationen über den Stand ihres Verfahrens. Zudem plant die Stadtverwaltung, im Jahr 2025 die digitale Personalakte einzuführen.

Spannende Einblicke gab es auch in die Struktur der städtischen Belegschaft: 67 % der Mitarbeitenden sind weiblich, und 47 % arbeiten in Teilzeit. Das Durchschnittsalter liegt bei 45 Jahren.

Doch die Arbeit der Personalverwaltung endet nicht mit der Einstellung neuer Mitarbeitenden. Ein wesentlicher Schwerpunkt liegt auf der Personalentwicklung. „Unser Ziel ist es, unseren Mitarbeitenden Chancen zur Weiterentwicklung zu bieten“, betonte Sandra Feria Olid. Zufriedenheit und Motivation der Mitarbeitenden werden großgeschrieben. So profitieren die Beschäftigten unter anderem von einem Zuschuss zur Hansefit-Karte, die ihnen freien Zugang zu Bädern und Fitnessstudios ermöglicht. Auch die 3-Welten-Jobcard, die Zugang zu vielen regionalen Vorteilen bietet, ist bei den Mitarbeitenden beliebt. Zudem wird das Homeoffice-Angebot bereits rege genutzt.

Neben der Personalgewinnung und -verwaltung ist auch das Gesundheitsmanagement ein wichtiger Bestandteil der Aufgaben der Personalabteilung. Eine dauerhafte Herausforderung ist es zudem, qualifiziertes Personal zu halten und neue Fachkräfte zu gewinnen. In den kommenden sieben Jahren werden voraussichtlich 46 Beschäftigte der Stadt in den Ruhestand gehen. „Wir müssen dafür sorgen, dass unsere Verwaltung auch weiterhin ein attraktiver Arbeitgeber bleibt“, lautet das erklärte Ziel von Sandra Feria Olid.