Stadtverwaltung informiert

Digitalisierung hält Einzug ins Rathaus

Die Stadtverwaltung Schwetzingen digitalisiert nach und nach ihre Arbeitsbereiche, um den Bürgern mehr Service zu bieten und Verwaltungsverfahren zu vereinfachen.

Schon heute findet der Bürger unter www.schwetzingen.de zahlreiche Online-Services. Von der Terminbuchung im Standesamt über den Formularserver, den Mängelmelder und das Ratsinfosystem zur Recherche zu Gemeinderatssitzungen, war schon bisher einiges bequem von zu Hause aus online zu erledigen. Mit dem „Online-Bürgerportal“ geht das Rathaus jetzt noch einen Schritt weiter in Richtung Bürgerservice. Dort finden sich neben Informationen und Hilfestellung zu allen Lebenslagen auch zahlreiche online zu erledigende Prozesse (beispielsweise die Geburtsurkunde oder Wohngeld beantragen, den Hund anmelden), sowie der Auskunftsservice zum Bearbeitungsstand von Ausweisen oder die Möglichkeit, das Führungszeugnis online zu beantragen.

Meldeprozess

Die elektronische Wohnsitzanmeldung digitalisiert erstmals den gesamten Meldeprozess – von der Änderung der Adressdaten im Melderegister bis hin zur Aktualisierung des Personalausweises, der eID-Karte und des Reisepasses. Wer neu nach Schwetzingen zieht oder innerhalb der Stadt umzieht, muss für die An- beziehungsweise Ummeldung damit nicht mehr persönlich im Bürgeramt erscheinen.
Sehr gut genutzt wird auch der online-Traukalender, mit dem sich Brautpaare bequem von zu Hause aus ihren Wunschtermin für die Trauung reservieren können.

Ganz aktuell seit dem 1. April 2025 ist jetzt auch das Baurechtsamt der Stadt an die Plattform „Virtuelles Bauamt Baden-Württemberg“ (Viba BW) angebunden. Das Virtuelle Bauamt ist eine umfassende digitale Lösung, die den gesamten Prozess – von der Antragstellung über die Beteiligung der Behörden bis hin zur finalen Entscheidung – nahtlos digital abbildet. Zentrales Element ist der digitale Vorgangsraum, in dem Bauherren, das Baurechtsamt und alle beteiligten Behörden zeitgleich zusammenarbeiten können. Dies führt nicht nur zu einer effizienteren Bearbeitung, sondern auch zu mehr Transparenz und Komfort für alle Beteiligten. Die zwölf verschiedenen Antragsarten können dann ausschließlich nur noch digital eingereicht werden. Ziel ist es, Genehmigungsverfahren deutlich zu beschleunigen und den Bürgerinnen und Bürgern einen zeitgemäßen, benutzerfreundlichen Service zu bieten.

Vorteile für Mitarbeiter

Aber auch für die Verwaltungsmitarbeiter bringt das digitale Rathaus Vorteile. Mit der Einführung des Dokumentenmanagementsystems „enaio“ geht man im Rathaus weg von der Papierakte hin zur elektronischen Akte – der so genannten „E-Akte“. Schnellere Informationsrecherche, erweiterte Verfügbarkeit von Dokumenten, Platzersparnis und mehr Flexibilität beim ortsunabhängigen Arbeiten - die Einführung der elektronischen Aktenführung hat die Verwaltungsarbeit deutlich optimiert. Nachdem im Jahr 2020 die elektronische Aktenführung mit dem Dokumentenmanagementsystem enaio der Firma Optimal Systems zunächst in einer Pilotgruppe getestet und dann sukzessive auf weitere Ämter ausgeweitet wurde, erfolgte zeitnah die Umstellung der ersten Fachakten auf die papierlose E-Akte.

Vor allem in der Ausländerbehörde haben sich die Vorteile der Digitalisierung schnell gezeigt. Bereits Ende 2020 wurde dort die elektronische Ausländerakte vollständig eingeführt, nachdem zuvor rund 240.000 Seiten der Bestandsakten digitalisiert worden waren. „Die e-Ausländerakte ist eine enorme Arbeitserleichterung. Die Zeitersparnis im Kundengespräch ist enorm“, berichtet Miriam Knapp, Leiterin der Ausländerbehörde. „Kein langes Suchen mehr nach und in der Papierakte. Ein Klick genügt und die benötigten Unterlagen sind sofort verfügbar.“ Für die Zukunft hofft sie auf eine flächendeckende Digitalisierung in weiteren Ausländerbehörden, um den zeitaufwändigen Scanprozess der eingehenden Papierakten zu reduzieren.

Auch das mobile Arbeiten, das die Stadt seit Ende 2022 anbietet, wurde durch die Digitalisierung des Posteingangs und die Anbindung weiterer Fachverfahren an das Dokumentenmanagementsystem für viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter möglich.
Stadtverwaltung ermöglicht als attraktiver Arbeitgeber mobiles Arbeiten. Seit Ende 2022 sind auch an fast allen Arbeitsplätzen Laptops im Einsatz, welche das mobile Arbeiten ermöglichen. Mittlerweile nutzen fast 100 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter diese Möglichkeit. In Zeiten des Fachkräftemangels präsentiert sich die Stadtverwaltung damit als attraktiver Arbeitgeber.

Auch die Gemeinderäte arbeiten schon seit vielen Jahren digital. Im Ratsinformationssystem sind alle Vorlagen für Gemeinderats- und Ausschusssitzungen elektronisch abrufbar. Für die Ratsarbeit erhalten zudem alle Gemeinderäte Tablet-PCs von der Stadt Schwetzingen. Die Zeiten, in denen die Unterlagen noch ausgedruckt und per Post versendet oder vom Hausmeister ausgefahren wurden, sind schon lange vorbei. Ein wichtiges Signal auch im Sinne des Umweltschutzes und der Nachhaltigkeit. (red)