Verwaltung setzt auf den Einsatz von Künstlicher Intelligenz

KI-Tool „Dialog ad-hoc“ erfolgreich erprobt und für Landkreise verfügbar

Das Landratsamt Calw freut sich, den erfolgreichen Abschluss des 19. Digitalen Landkreiskonvois und die daraus resultierende Implementierung des KI-Tools „Dialog ad-hoc“ bekanntzugeben. Die Projektidee wurde vom Landkreis Calw angestoßen und federführend umgesetzt. Ziel des initiierten Vorhabens war es, durch die Entwicklung und Erprobung des KI-Tools „Dialog ad-hoc“ der Komm.ONE darzulegen, wie Künstliche Intelligenz in Dokumentenmanagementsystemen Akten zusammenfassen, Anfragen zu Dokumenteninhalten beantworten und relevante Informationen schnell und sicher aus umfangreichen Aktenbeständen extrahieren kann.

Damit hat der Landkreis Calw einen wichtigen Schritt hin zu einer effizienteren, zukunftsorientierten Verwaltungsarbeit getan. Die Arbeitsgemeinschaft Digitalisierung des Landkreistags Baden-Württemberg hat das Projektergebnis in ihrer Sitzung am 20. November 2025 offiziell abgenommen.

Künstliche Intelligenz als Motor moderner Verwaltungsarbeit

Verwaltungen stehen täglich vor der Herausforderung, große Mengen an Akten und Dokumenten effizient zu bearbeiten. Klassische Prozesse – von der Recherche in umfangreichen Dokumentenbeständen bis zur Erstellung von Aktenzusammenfassungen – binden beträchtliche personelle Ressourcen.

„Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz ermöglicht uns, komplexe Aufgaben schneller zu bewältigen und Entscheidungen auf einer breiteren, datenbasierten Grundlage zu treffen. Ziel ist es, uns besser mit den Bürgerinnen und Bürgern zu vernetzen, unsere Servicequalität zu steigern und Ressourcen deutlich zielgerichteter einzusetzen“, betont Landrat Helmut Riegger.

Mit dem KI-gestützten Tool „Dialog ad-hoc“ der Komm.ONE wurde im Projekt ein Instrument entwickelt und getestet, das die Potenziale moderner Sprachmodelle gezielt für Verwaltungstätigkeiten nutzbar macht. Es ermöglicht:

• Automatisierte Zusammenfassungen komplexer Dokumente,
• intelligente Antworten auf Sprachabfragen und die gezielte Extraktion relevanter Inhalte,
• eine effiziente Unterstützung bei internen und externen Anfragen zu Akten,
• die Schnellrecherche in umfangreichen Dokumentensammlungen.

Damit leistet das Tool einen zentralen Beitrag zur Digitalisierung der Verwaltung – und zeigt, wie der Einsatz von Künstlicher Intelligenz Mehrwerte schaffen kann, ohne bestehende Vorgaben zu Datenschutz und Compliance zu vernachlässigen.

Hoher Datenschutzstandard und Blaupause für den KI-Einsatz

Besonderes Augenmerk wurde im Projekt auf die Sicherheit und Rechtskonformität gelegt. „Dialog ad-hoc“ wurde mit hohen Datenschutzstandards entwickelt und ermöglicht eine KI-Nutzung innerhalb der kommunalen Infrastruktur. „Die Umsetzung findet direkt am Dokument in einem sicheren datenschutzkonformen Umfeld statt. So vermeiden wir Medienbrüche und können durch die Integration im Dokumentenmanagementsystem auch weitere Datenbestände aus verschiedenen Fachverfahren bequem und modular integrieren“, erläutert Jens-Uwe Hammann, Leiter der Abteilung Digitalisierung, GIS und IT im Landratsamt Calw.

Parallel zur technischen Erprobung entstand eine umfassende Blaupause für den datenschutzkonformen Einsatz von KI im Dokumentenmanagement, welche von anderen Kommunen nachgenutzt werden kann und so die jeweilige technische Einführung deutlich erleichtert.

Mit der erfolgreichen Umsetzung des Konvois ist ein wesentlicher Meilenstein für den praktischen Einsatz von KI in der kommunalen Verwaltung erreicht. Das Projekt zeigt, dass Künstliche Intelligenz nicht nur ein Zukunftsthema ist, sondern bereits heute zur Entlastung von Mitarbeitenden beitragen und Prozesse beschleunigen kann – sicher, nachvollziehbar und praxisorientiert.

Neben der Nutzung im Calwer Landratsamt soll das KI-Tool in vielen weiteren Landkreisen Anwendung finden, unter anderem im Rhein-Neckar-Kreis, im Rems-Murr-Kreis sowie auch im Ortenaukreis.