Notfallordner: Warum er wichtig ist und was hinein gehört

Der Ordner, auch Notfallmappe genannt, sollte alle notwendigen Dokumente und Informationen enthalten, die Angehörige benötigen könnten, wenn sich der Betroffene selbst nicht mehr äußern oder darum kümmern kann. „Der Inhalt kann je nach Alter, Krankheitsgeschichte und individueller Situation ganz unterschiedlich aussehen“, so die Juristin Michaela Rassat.

Diese Informationen und Dokumente sollten auf jeden Fall im Notfallordner enthalten sein:

• Wichtige Kontaktdaten: Hierzu zählen Ärzte und nahestehende Personen, die im Notfall zu benachrichtigen sind, sowie sonstige Ansprechpartner wie beispielsweise ein Anwalt. Die Liste sollte Namen, Adressen, Telefonnummern und Mail-Adressen enthalten. Für Selbstständige kann es sich empfehlen, auch eine Liste der aktuellen Geschäftskontakte hinzuzufügen.
• Versicherungsunterlagen: Kopien der Policen aller Versicherungen, die im Krankheits- oder Todesfall schnell benachrichtigt werden müssen. Dazu gehören: Kranken-, Zusatz-, Renten-, Lebens- und Unfallversicherungen.
• Persönliche Angaben: Eine Kopie des Personalausweises, der Geburtsurkunde sowie die Sozialversicherungsnummer.
• Vollmachten und Verfügungen: Hierzu gehören alle Dokumente, die Personen Befugnisse erteilen: Vorsorgevollmachten, Patientenverfügung, Betreuungsverfügung, Bankvollmachten sowie, wenn vorhanden, ein Testament. Letzteres empfiehlt sich allerdings nur, wenn ganz sicher kein Streit um den Nachlass droht. Ansonsten ist ein Testament in amtlicher Verwahrung beim Nachlassgericht besser aufgehoben. Dann sollte der Notfallordner einen entsprechenden Hinweis enthalten. Bei Eltern mit minderjährigen Kindern kommt noch eine Sorgerechtsverfügung hinzu. Es ist wichtig, die entsprechenden Formalitäten der Vollmachten einzuhalten, damit sie im Ernstfall auch anerkannt werden.
• Krankheitsgeschichte: Hilfreich ist auch eine Liste mit Krankheiten, aktuellen Medikamenten, vorhandenen Impfungen und erfolgten Operationen. Außerdem sollten Allergien notiert und, wenn vorhanden, Arztberichte und Blut- oder Organspendeausweis beigefügt werden.
• Finanzen: Eine Übersicht aller Bankkonten, Depots, Anlagen und Beteiligungen, Kredite, Bankschließfächer und möglicher Wertgegenstände darf ebenfalls nicht fehlen. Wer Immobilien besitzt, sollte zudem Kopien der Grundbuchauszüge ablegen.
• Digitale Daten: Dazu gehören Passwörter für Online-Banking, E-Mail-Postfächer und Social-Media-Konten. Wichtig: Zugangsdaten dürfen nicht in falsche Hände gelangen – auch nicht bei einem Einbruch. Es ist daher besser, solche Daten an einer anderen Stelle aufzubewahren, beispielsweise auf einem passwortgeschützten USB-Stick, dessen Ablageort und Passwort nur vertrauenswürdige Personen kennen.
• Sonstige Unterlagen: Auch weitere wichtige Dokumente oder Verträge wie Mietverträge, Abonnements und Vereinsmitgliedschaften gehören in den Notfallordner.

„Es ist wichtig, den Notfallordner regelmäßig zu überprüfen und immer auf dem aktuellen Stand zu halten“, empfiehlt Rassat.

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Auf Papier oder digital? Hauptsache sicher!

Ob der Notfallordner lieber klassisch in Papierform oder digital, zum Beispiel auf einem USB-Stick, angelegt wird, ist Geschmackssache. Wichtig zu wissen: Einige Dokumente – wie etwa die Vorsorgevollmacht, ein Testament oder eine Sorgerechtsverfügung – können die Angehörigen nur verwenden, wenn sie diese im Original vorlegen können. Hier kann der Notfall-USB-Stick zum Beispiel Hinweise auf den Aufbewahrungsort enthalten. Da der Notfallordner persönliche Daten und sensible Informationen enthält, ist es bei beiden Varianten wichtig, auf den Datenschutz zu achten. „Die Unterlagen sollten vor unerwünschten Zugriffen sicher sein“, rät die Expertin.

Wer sich für die Papierform entschieden hat, sollte den Ordner daher an einer nicht sofort einsehbaren Stelle aufbewahren. Wichtige Unterlagen in Papierform können versiegelt werden. Idealerweise sind enge Vertrauenspersonen und nahe Angehörige über den Ablageort informiert, damit sie ihn im Notfall schnell finden. Ein USB-Stick sollte mit einem Passwort geschützt sein, das nur die engsten Vertrauenspersonen kennen. Den Ordner oder den Stick in einem Bankschließfach oder beim Notar zu hinterlegen kann, wenn es schnell gehen muss, aufgrund strenger Vorgaben zu Verzögerungen führen.